IT资产管理

通过更好地控制IT资产,最大程度地提高投资回报率并将风险降至最低
 

IT资产管理成功的7个步骤指南

介绍

如果没有可靠的计划和简化的流程,就很难从一个地方跟踪和管理所有硬件,软件,虚拟和非IT资产。因此,实施IT资产管理(ITAM)流程是正确的做法。它还为您带来很多好处。它可以帮助您减少额外的维护成本,最佳地使用许可证,减少未使用的资产和安全风险的数量,为审核做好准备,提高其他ITIL流程的效率,进行有效的购买决策,制定精确的预算以及做更多的事情。这七个IT资产管理最佳实践将帮助您克服ITAM挑战,获得最大收益,并革新您管理IT资产的方式。

ITAM流程可以帮助您

ITAM为您的IT提供四重好处

关于ITAM的三个有趣的故事

让我们看一下有关ITAM的三个有趣的故事。

第一个故事谈到了ITAM如何抑制IT支出。加利福尼亚的一家大型医疗机构希望整合其分散的IT资产,这些资产的使用许可证未使用以及其他一些问题。该公司希望获得以下答案:

该公司的目标是减少不必要的资产维护,降低许可证费用并优化现有许可证的使用。这些问题的答案帮助该公司在短短三年内节省了300万美元。

第二个故事是关于当您没有有效的ITAM时可能发生的情况。伦敦司法部丢失了敏感的囚犯数据,并被罚款18万欧元。监狱当局未能打开其硬盘上的加密机制。他们也没有适当的系统来跟踪和维护硬件资产,从而冒着敏感数据的安全性的风险。

第三个故事是关于有效的ITAM流程如何为万豪节省了一天的时间。该酒店及其主要服务器均在9/11攻击中被完全摧毁,该服务器具有敏感的客户和员工数据。雇用了一个名为七巧板的组织来恢复丢失的数据。Tangram可以通过万豪酒店已经使用的清单工具轻松获得原始服务器配置详细信息。快速复制了备份服务器,并成功检索了数据。

使用多个发现源建立库存

底线是发现和跟踪组织中的每个资产。让我们看一下执行此操作的三步方法。

第一步发现资产家庭网络内。您可以使用Windows域或网络扫描,具体取决于要查找和跟踪的设备类型。如果您的资产分散在多个站点,请使用分布式资产扫描来获取所需的信息。

Windows域扫描和网络扫描

第二个步骤是发现外面你的家庭网络资产。这是基于代理的扫描派上用场的地方。您需要在工作站上部署代理以扫描计算机信息并将信息发送回中央服务器。在随后的扫描中,代理会扫描您的资产以查找更改,仅将差异数据发送到ServiceDesk Plus数据库,从而减轻了ServiceDesk Plus服务器和网络的负担。

第三步是确保还跟踪您的移动资产。最初,您可能没有适当的“自带设备”策略,但是始终可以从要求用户注册其个人设备以进行MDM跟踪开始。这些个人设备位于家庭网络的内部和外部,因此需要动态发现技术。

使用MDM的优点是它减少了影子IT的不利影响。

选择基于代理和无代理的发现技术之间始终存在两难选择。最好将两者结合使用以达到最佳效果。

基于代理的发现技术:

无代理发现技术:

重要的是,您应该了解资产的所有信息。您需要捕获尽可能多的资产信息,以帮助您以后做出重要决策。这是您应该跟踪的一些基本硬件和软件参数。

硬件和软件IT资产(ITAM)参数

为了轻松访问资产而不进行繁琐的搜索,您通常需要将其分为三部分,如下所示。

IT资产分类

跟踪资产的完整生命周期

组织有其独特的资产采购,维护和处置政策。您需要制定资产生命周期,以涵盖组织中资产的所有阶段。每个资产阶段可以具有一个或多个与其关联的状态。

IT资产管理生命周期

在上图中,最初由部门或用户请求资产。然后提出购买请求并发送以供批准。批准购买请求后,将采购资产并将其安装在IT环境中。然后,通过将资产映射到用户来使用资产。如果资产需要维修或当前不使用,则将其存储。最后,如果资产已过期或折旧,则必须决定处置或重新使用资产。

另一个重要任务是要精确跟踪资产状态,因为它们本质上是动态的。例如,一个工作站可以使用几天,然后保存在存储中,直到出现下一个需求为止。因此,定期刷新资产状态并保持最新状态很重要。

技术进步使我们受益于诸如条形码,RFID和GPS之类的资产标签概念,该概念简化了资产追踪。这些资产标记概念有助于持续协调硬件资产的所有权,位置和配置。

让我们看看跟踪资产的好处。

资产数据变得更加可靠

在任何给定的时间点获取有关资产的准确且准确的信息,可以帮助您做出正确的决定。

它提供可扩展性

随着组织规模的扩大,支持您的业务运营所需的IT资产数量也会增加。适当的IT资产跟踪过程可帮助您以最少的精力跟踪和维护资产,而不管数量是多少。这使您的服务台人员可以专注于解决问题,而不是跟踪资产。

您可以为IT资产需求的任何激增预先计划

让我们以沃尔玛为例。在旺季,公司会雇用临时员工以满足额外需求。反过来,这会导致小工具需求激增。该公司需要有一个最佳的小配件缓冲存货,才能不间断地开展业务。仅在正确跟踪现有资产的情况下,才能轻松确定对缓冲库存的估计。

在一处管理软件和许可证

以下是一些简单的步骤,可确保您符合软件要求。

研究现有软件和许可证

扫描并识别所有现有的许可证详细信息和部署。了解您拥有的许可证类型,许可证何时到期以及它们是否与任何合同链接。

选择适合您需求的许可证类型

您将有多种许可类型选择,例如批量,单个,OEM,CAL,并发和永久许可。您需要进行研究,以根据拥有的软件的类型来确定最适合您的组织的类型或类型组合。例如,试用软件将需要临时许可,而核心软件(例如编码平台)将需要永久许可。

调和许可证

这是ITAM中最繁琐的任务,因为它涉及许多手动工作。如果您使用的是软件资产管理工具,则将能够记录三个重要的详细信息:安装数量,可用许可证以及已分配的许可证。分析此数据将帮助您确定软件合规性级别。如果数字一开始没有统计,请不要惊慌,因为很少有组织可以在第一时间做到完美。

通过购买新许可证或删除现有软件应用程序来确保软件合规性

同样,这是一个耗时的过程,但却是必不可少的。甚至不要略微超出或低于合规性,因为这会招致重罚或增加您的总拥有成本。建议使用实时仪表板来衡量和跟踪软件合规性指标。

使ITAM与其他ITIL流程一起使用

这是有效实现ITAMITSM集成的一些先决条件。确保您的技术人员和最终用户遵守这些先决条件。

确保将您的工作站映射到最终用户

映射工作站可以帮助您有效地跟踪和管理特定最终用户的工作站,以进行快速分析。您还将拥有当前正在使用的工作站数量,这可以帮助您解决临时资产需求期间的波动。

建立一个全面的CMDB,以获取整个IT的一个视图

CMDB是您的组织的虚拟副本。CMDB还支持其他模块,例如事件,问题,变更和项目。因此,完善CMDB也可以提高所有其他模块的效率。

将受影响的资产与事件,问题和变更联系起来

将资产绑定到问题有助于轻松分析和解决。

ITAM影响其他ITIL流程,例如

事件管理

ITAM提供有关请求者使用的资产的关键诊断信息。它还可以通过远程控制功能帮助技术人员访问任何工作站,以解决问题。

问题管理

ITAM提供诊断信息以执行根本原因分析。

更换管理层

ITAM有助于以最小的风险,停机时间和影响来进行IT变更。它还可以让您提前了解计划的变更对IT的影响。

密切关注重要指标

生成特定的ITAM报表可以帮助您实现特定的目标。让我们看一下其中的一些目标及其相应的报表。

IT资产管理指标,报表和KPI

当今的工具具有生成内置标准报表和自定义报表的优势。单击按钮即可生成预配置的标准报表。如果您希望在各种情况下多次生成报表,这将消除多余的工作并节省大量时间。您还可以根据需要使用交互式平台自定义构建报表。

优良作法是将重要的指标固定在仪表板上。一些工具允许您将生成的报表添加为仪表板小部件。这样可以确保您查找的信息随时可用。以下是每个IT资产经理应跟踪的一些仪表板组件

进行自我审核

这就是为什么自我审核很重要的原因。遵从法规并做好审计准备,可确保您控制IT,并已遏制了许多不必要的IT支出。真正的审核可能随时发生,因此您需要确保始终准备就绪。每年至少两次对所有供应商进行自我审核。

现在,让我们看看进行内部自我审核的好处

请按照以下简单步骤进行无忧审核。

优先考虑您的供应商

审核通常很耗时。确保基于外部因素(例如,来自供应商的审计可能性,供应商资料和提供大部分库存的供应商)在进行自我审核之前确定供应商列表的优先级。始终记住一次一次审核一个供应商,不要仓促行事。

设定审核政策

您需要明确定义审核所涉及的人员和工具。您还需要计划审计执行策略并设置审计范围。

人的方面

定义适当的审核角色。列出部门名称及其参与审核的级别。从法律和技术部门选择熟练的人员来扮演审计员的角色。另外,组建一个代表和捍卫组织的委员会。

涉及工具

检查是否需要安装第三方工具,或者是否打算使用现有工具进行审核。一些供应商可能不接受第三方工具的使用。

规划

您还需要计划进行快速的表面审核或耗时的深度审核。制定适当的推出和退出计划以执行审核。

设定范围

有些审核可能只关注许可证违规,而另一些审核可能专注于查找违禁软件的使用情况。您需要确定特定的参数,以根据审核的目的跟踪各个审核。

促进易于审核的环境

保留与购买,权利和库存相关的记录,以备审核之用。激励您的员工参加审核。这将为他们提供一个目的和动机,使他们能够全心全意地执行审计。如果需要,准备工具以多次运行使用情况和合规性报表。

提出补救计划

审计结果大多令人失望,并且存在很多差异。回答以下问题将帮助您进行必要的修改以正确设置库存。

不断改进,因为ITAM正在进行中

为了持续改进,您需要使用不同的扫描技术定期刷新资产数据库和CMDB。您还可以自动计划扫描以跟踪对IT资产数据库的更改。从广义上讲,这些更改将意味着对资产数据库的添加,修改和删除。

将新资产添加到资产数据库
修改资产详细信息
删除或删除它的资产

您需要通过创建需要执行的系统活动清单来检查持续改进。您还应该查看ITAM流程结果以及过去数据的基准。这将是一个评估和确定需要改进的地方的好机会。

结论

上面讨论的七个IT资产管理最佳实践涵盖了ITAM流程的大部分方面,从检测资产并将ITAM与其他ITIL流程集成到持续改进ITAM。您需要确定一个可以帮助您有效实现ITAM目标的工具。但是,当今的ITSM市场充满了IT资产管理工具,这使您的选择过程更加复杂。您需要注意那些独特的优势以及某些工具提供的即开即用功能,以在您的业务竞争对手中获得优势。

ServiceDesk Plus中的IT资产管理

借助内置的资产管理功能,我们的IT服务台软件ServiceDesk Plus为IT技术人员提供了所有IT和非IT资产的状态,分配,历史记录和利用率。将所有信息都放在一个地方,可以轻松查找资产或提取软件审核报表。

客户对ServiceDesk Plus的评价
客户声音
资产管理部分可能是ServiceDesk Plus最重要的部分,也是该工具最有用的部分。我要说的是,资产管理模块为企业提供了最大的增值。
Nicholas P. Arispe
,放射学协会系统管理员
 
全球最大的企业正在使用卓豪ServiceDesk Plus管理IT服务
 
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