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ServiceDesk Plus » 功能 » 服务台软件» 20 个ServiceDesk Plus常见问题剖析

一、如何规避已有解决方法的问题不断被提交到服务台?

利用一个细节配置,阻止重复问题的提交,从而节省技术员的时间。

假设您的IT帮助台经常从用户那里收到这样的工单——Outlook同步失败。技术员已经分析该问题并创建了该问题的解决方案,且包括了解决此问题的详细步骤,然后将其发布到了网站“问题解答”的部分,同时也添加到了应用程序的知识库中。但是,IT帮助台仍旧经常收到类似的工单,技术员厌倦了一次又一次地提供相同的解决方案。

您是不是对此深有体会?其实这个现象很普遍,无论您的知识库构建的有多完善、信息量有多丰富,都很难说服用户在提单之前自行搜索知识库,自助解决问题。

在ServiceDesk Plus中,您可以使用“解决方案自动建议”这一功能,来避免此类事件的重复发生。

当用户通过自助服务门户创建新的工单(事件)时,知识库的解决方案文章和公告会自动被推荐给用户。

Help desk auto-suggest solutions

启用此功能:
请转到“管理” -> “自助服务门户设置” -> “启用”“创建新事件请求时向请求者显示建议”选项。

最佳实践:

  • 引导用户在提交工单之前,参考知识库中的文章以及系统公告,获悉故障解决方法或原因。
  • 为知识库文章配置有效、有关联的关键字,提高检索效率。

要点:

解决方案自动显示,

  • 使用户在不经意间发现并访问已有解决方案的知识库文章。
  • 减少类似事件的产生,最终使技术员能够专注于其它关键问题。

二、如何避免“变更授权”中不必要的等待时间?

如何巧妙、快速的获得变更经理的授权,避免变更请求时不必要的等待时间。

假设您的IT帮助台收到某部门用户关于网络连接间歇性中断的大量投诉,技术员找到了问题的根源,解决方案是必须更换出现故障的路由器。随后,技术员创建了一个变更请求,但该请求必须先得到变更经理的授权。假设王伟是组织中所有与网络变更相关的变更经理,但王伟并没有收到关于此变更的通知,同时,技术员也不知晓此情况,仍在等待王伟的批准。这种可视性的缺乏直接导致了服务交付的延迟,最终导致大量投诉或工单,从而引起了不必要的混乱。

如果您过去也遇到过类似的问题,那么下面就是解决方案。

ServiceDesk Plus使您可以根据类别和模板预先配置变更经理。当您创建变更时,其会自动填充并通知变更经理,他/她便可以在变更请求上快速执行操作。

基于类别的配置:

请转到“管理” -> “帮助台自定义程序” -> “类别”(选择并编辑类别) -> 配置变更经理。

Auto-assign technician based on category

基于模板的配置:

请转到“管理” ->“变更模板” -> “选择并编辑模板” -> “配置变更经理”。

Assign change manager

最佳实践:

  • 鼓励技术员为变更请求指定一个有效的理由以及为企业带来的价值,以便快速获得变更授权。

要点:

这种自动化,

  • 提升了变更层次结构的可视性,使技术员可以与变更经理更加紧密的协调,以快速执行变更,
  • 减少困惑、不必要的延误和混乱。

三、如何在被指派的变更经理不在时实施变更?

了解当被指派的变更经理无法执行监督时,如何实施变更。

我们继续上一节的场景,假设负责网络相关变更的变更经理王伟正在休假,一周内回不来,同时,变更所有者提出了一个上线计划,但这个变更请求亟需在“计划”阶段执行审核。同时,间歇性的网络连接问题越来越严重,已经不能等王伟回来再解决了。在这种情况下,推动该变更的最佳方式是:

建议您的变更审批人与变更所有者进行协调,批准该变更。

IT change approval CAB

指派变更审批人:
请转到“变更” -> “选择特定变更” -> 在“角色”部分下,指派一个或多个变更审批人。

IT change approver

最佳实践:

  • 为每个变更引入一个变更审批人,这样,即使变更经理不在,变更审批人也可以执行批准\拒绝操作。
  • 确保变更经理、变更审批人和变更所有者之间的有效沟通和协调。

要点:

  • 以最快的速度将变更请求转换到落实阶段,减少不必要的延迟。
  • 变更涉及的成员之前应进行有效的协调沟通,以达到预期的结果。

四、IT团队如何赢得领导们的赞誉?

了解如何自定义各类工单的优先级,让领导层对IT的服务满意。

IT服务台每天都会收到大量的工单,这些工单可能来自初级职员、中层管理人员甚至是高层管理人员,在这种情况下,就需要明确各类工单的优先级。

比方说,某组织的CEO请求访问一个业务分析工具来收集数据,同时,有一个新员工也提出了同样的请求,在这种情况下,您显然需要为此设置一定的优先顺序。

那么,该如何根据用户确定工单的优先级呢?使用ServiceDesk Plus可以轻松完成此任务。

根据用户的职位(如董事、总裁、经理、管理员等)划分出VIP用户。当VIP用户报告事件或提出服务请求时,在该用户的姓名旁边显示一个标识该用户为VIP的图标,帮助技术员轻松确定工单的优先级。

将用户配置为VIP用户:
请转到“管理” -> “请求者”(在“用户”部分下) -> 选择并编辑请求者 -> 启用VIP用户复选框。

VIP helpdesk user

标识VIP用户的图标:

VIP help desk priority

最佳实践:

  • 配置业务规则,自动为VIP用户提交的请求配置高优先级,以及相应的服务级别协议(SLA),以为此类请求提供更加及时的响应和解决时间。
  • 将此类请求指派给资深服务管理工程师或技术员,以更加有效的提供帮助和快速解决方案。

要点:

将用户分类为VIP:

  • 快速解决重量级用户的故障工单
  • 为决策层提供高可用的服务,提升IT团队的价值

五、如何阻止垃圾邮件进入您的IT帮助台?

如何阻止垃圾邮件,节省技术员的时间。

假设每天登录ServiceDesk Plus时都要看到一堆垃圾邮件、促销邮件,类似“自动回复”、“**品牌活动”、“新品促销”这种,谁还能愉快的工作呢?尤其是在周一早上遇到这种情况,更加令人心烦,影响一周的心情。

每天处理这些邮件可能就需要花费技术员一两个小时的宝贵时间。同时,服务级别协议却一刻不停地计算着工单处理时间,而技术员却受累于这些垃圾邮件,根本无法兼顾其它更高优先级的问题。

这里,您可以通过以下方式完美阻止垃圾邮件进入ServiceDesk Plus,节省技术员的时间和精力。

  • 以管理员身份登录ServiceDesk Plus
  • 转到“管理” -> “邮件服务器设置” -> “垃圾邮件过滤器”部分
  • 定义并添加规则,如下:
Help desk spam filter

最佳实践:

  • 在配置垃圾邮件过滤器之前,准备一个关于“电子邮件主题、发件人”等的列表,然后将其配置为垃圾邮件。

要点:

  • 配置垃圾邮件过滤器,减少不合规的电子邮件进入IT帮助台。
  • 自动拦截垃圾邮件,帮助技术员关注关键性问题。

六、如何避免因服务请求信息不完整为IT带来的高昂代价?

了解如何智能验证、保证服务请求的正确性、完整性,以节约技术员的时间。

假设有新的员工入职,人力资源主管需要发起一项服务请求。但在提交服务请求时,人力资源主管没有提供该员工需要的具体设备、业务特权,以及需要的软件产品等。而技术员需要将具体的服务提供给用户,这个不完整的服务请求对于技术员来说显然是不够的。技术员需要向各个相关人员发送大量的邮件,以确定各个需要具体提供的服务的细节。一旦某个人向技术员提供了错误的信息,就会导致错误的服务交付、不必要的混乱、等待时间,最重要的是,会导致服务交付的延迟。

您是不是也有同感?

如果是,那么ServiceDesk Plus可以帮助您通过一个简单的办法来解决这个问题。理想情况下,新员工的直属领导是提供上述信息的合适人选。

因此,我们建议您指派这样一个人作为ServiceDesk Plus的编辑人,以验证此类请求、避免错误。该编辑人将负责全面检查用户创建的服务请求,在技术员处理服务请求之前确保该服务请求的准确性和清晰性。

将编辑人添加到服务请求模板中,如下所示:

管理 -> 服务目录 -> 选择一个模板 -> 从左侧的窗格中将编辑人拖选至模板中。

Service request editor

编辑人在其自助服务门户(我的请求摘要部分)中收到有关服务请求的通知,如下所示:

Waiting for SR update

IT技术员和创建服务请求的用户也会收到相应的通知。

最佳实践:

为您认为的关键服务请求指派一个编辑人。下面列出了一些可能需要进行双重检查的服务请求:

  • 访问数据库
  • 特定软件产品的需求
  • 活动目录等的管理权限申请

要点:

  • 验证服务请求,避免因简单错误而导致的重大失误和混乱。
  • 确保信息的全面性、完整性,节省IT技术员与用户之间的沟通成本,以精准提供服务。

七、如何使用ServiceDesk Plus简化IT服务请求的创建?

如何防止创建无效的服务请求,避免不必要的混淆。

您的IT帮助台每天都会收到大量的服务请求,但其中一些请求出于一些原因可能是无效的,比如支付部门的用户无意中提交设计软件的请求,当此服务请求到达IT帮助台时,技术员必须在采取操作之前验证该请求的有效性,检查用户是否真的需要软件。

如果您可以将这个职责移交给别人(如服务请求审批人),又何必占用技术员的时间呢。

服务请求批准人(通常是某个部门的主管)指可以批准其部门发出的服务请求的人。作为IT管理员,您可以通过两个步骤实现这个简单但必要的过程,

设置审批人:
请转到“管理” -> “请求人”(在“用户”部分下) -> 选择请求人 -> 启用服务请求审批人选项

Service request approver

在服务请求模板中添加审批人字段:

要在服务请求模板中添加审批人字段,
请转到“管理” -> “服务目录” -> “选择服务类别” -> “选择模板” -> “拖放“选择审批人”字段” -> “保存模板”

Select service request approvers

最佳实践:

  • 为避免因等待服务审批而导致服务级别协议违反的情况,可配置应用设置,在创建此类服务请求时,将服务级别协议计时器设置为停止状态。要执行此操作,请转到“管理” -> “自助服务门户设置” -> 配置“在请求等待批准时,停止计时器并将请求状态设置为”选项。
  • 启用对审批人的自动通知,请转到“管理” -> “服务目录” -> 选择“服务类别” -> 选择“服务模板” -> 工作流” -> 启用“提出服务请求时自动发送审批通知”选项。

要点:

  • 审验服务台工单的有效性,减少无效工单的提交。
  • 节省技术员验证服务请求的时间,使他们可以集中精力处理其它问题。

八、在执行服务请求的过程中,如何避冗长的电子邮件会话?

在减少邮件往复的情况下准确定位用户需求。

假设组织里来了某个新员工,部门主管提出一个服务请求,为新员工提供设备和帐户,但其中没有关键细节,如员工的规格和权限信息。反过来,技术员要向部门主管发送多封电子邮件,以确认诸如设备型号、规格、要提供的软件、访问权限等。

如果请求人在创建服务请求时便提供了所有必要的信息,不是更简单高效吗?

通过ServiceDesk Plus您可以:轻松解决此问题,提供及时的服务,并为用户和技术员节省时间。 向服务请求模板添加“资源”,以缩小用户的需求范围、避免不必要的电子邮件往复。“资源”是帮助技术员理解服务请求者的确切需求的一组问题。下面是服务请求的示例资源部分,

Employee joining service request template

要将资源添加到服务模板中,

请转到“管理” -> “服务目录” -> “选择服务类别” -> “选择并编辑模板” -> “添加资源”。

最佳实践:

  • 鼓励用户在提出服务请求时填写“资源”部分的问题。
  • 对于提供的每个服务,确保请求模板在“资源”部分中包含了服务提供所需的相关问题。

要点:

实现这个过程可以帮助你,

  • 实施这个过程有助于您减少用户和技术员之间的服务请求电子邮件往复次数,
  • 提高请求的交付速度。

九、对于非工作时间内发生的重大事件,如何及时通知技术员?

如何有效处理非工作时间和节假日发生的事件。

假设某个星期天的下午,您的网络监控设备在应用服务器上检测到一个安全漏洞,该设备向服务台发出警报并创建了一个工单。虽说是有一个专门的技术组负责处理此类安全事件,但是由于是非工作日,技术员很可能错过该工单,当技术员上班注意到此工单时,可能已经晚了。

下面是两个简单的过程,了解如何在ServiceDeskPlus中应对这种问题。

创建一个随时执行的业务规则

请转到“管理” -> “业务规则”(帮助台部分) -> 添加新的业务规则或选择现有的业务规则 -> 配置,如下所示:

IT help desk request automation

通过电子邮件和短信通知技术员。

Email / SMS help desk notification

最佳实践:

  • 将关键问题配置到在节假日和非工作时间值班的专业技术员组。一些关键问题可能包括:
    • 应用程序服务器崩溃
    • 备份失败
  • 通过手机、电子邮件和应用程序自动通知组中的成员。请转到“管理” -> “支持组” -> “启用”选项“将新请求添加到此组时向组技术员发送通知”。

要点:

执行上述程序将有助你,

  • 实施上述流程将有助于您,及时通知技术员非工作时间或节假日发生的重大事故。
  • 通过短信、电子邮件和应用程序通知技术员,不错过任何一个工单请求。

十、一个简单有效的用户管理办法——避免IT服务台的混乱

克服用户管理中遇到的挑战,逐步建立有序的帮助台环境。

假设组织的某个分支计划举办一期网络维护活动,暂定为纽约吧,那么应该只有纽约分支机构的用户才会收到有关计划内网络停机的通知。如果向整个组织(而不是各个分支中的用户)发布此公告,可能会造成不必要的混乱。另外,假设某些服务只针对少数用户,例如,对支付服务器、数据库、活动目录管理员权限等的访问, 如果不将这些服务限制给指定用户,那么IT帮助台极有可能会收到大量不需要的、不正确的工单。

使用ServiceDesk Plus可以轻松避免上述两个关键问题。根据指定标准将用户分组。

要对用户进行分类:

请转到“管理” -> “用户组”(在“用户”部分下) -> 添加用户组。下面给出了一个示例用户组:

IT helpdesk user groups

最佳实践:

  • 根据标准集合对用户进行分组,例如,属于纽约工程部的资深工程师。

要点:

将您的用户分组,

  • 将用户组织为多个组,以便将服务、公告和知识库文章限制到相关的用户区域。
  • 避免无关用户向IT服务台提出不必要的请求,避免组织混乱。

十一、自动指派工单给对应的技术员的三种简单方法。

如何自动将工单指派到正确的技术员,避免不必要的等待时间。

假设在某个月末,发工资的员工无法登录到工资支付应用程序,为了解决这个问题,他向IT帮助台发送了一封电子邮件,即创建了一个工单。不巧的是,这时服务台协调员并不在公司,于是工单一直处于未指派状态,直到服务台管理员将工单指派给相关技术员。同时,没有收到工资的用户逐渐失去耐心,不断给服务台团队打电话、发邮件,导致了出现了更多的工单。如果,在帮助台中创建一个工单后,能够自动指派相应的技术员岂不很好吗?

ServiceDesk Plus可以帮您实现——按照以下三种方式自动将工单指派到正确的技术员,

基于类别的技术员指派:

配置,
实现此需求,请转到“管理” -> “帮助台自定义程序”(在“帮助台”部分下) -> 选择类别 -> 指派技术员。

Auto-assign agent / technician

因此,当用户在创建票据时选择一个类别时,技术人员将被自动分配。

通过业务规则指派技术员:

根据预先定义的条件或规则集将工单指派到技术员。

要进行配置:

请转到“管理” -> “业务规则”(在“帮助台”部分下) -> 选择规则或创建新规则 -> 指定条件并设置操作。

基于模板的技术员指派:

要在事件模板中配置技术员,
请转到“管理” -> “事件模板”(在“帮助台”部分下) -> 选择模板 -> 从下拉菜单中选择技术员 -> 保存模板。

Assign technician in incident template

同样,您可以通过服务目录将技术员指派给服务模板。

Assign technician through business rules

最佳实践:

  • 根据技术员的技能、专业水平、地点等指派技术员。
  • 为技术员提供电子邮件和短信息通知等方式,以供及时获悉。

要点:

通过自动分配正确的技术人员

  • 避免在队列中有挂起的工单。
  • 确保及时提供服务并满足服务水平协议。
  • 逐渐消除对帮助台协调员的依赖。

十二、如何机智应对由于技术员不在岗而引发的问题?

了解如何利用自动化,帮助您在技术员不在岗时轻松避免危机。

假设组织中某个非常重要的人(VIP)迫切需要IT帮助台提供一条信息,但是帮助台只有三名技术员可以查询Oracle数据库、获取信息,不巧的是,此请求被指派给其中一个无法在当天处理该工单的技术员,同时,服务台管理员不知道这个问题的紧急度,也不知道该技术员这天不在岗。在这种情况下,提供高效的服务、满足上述VIP请求人的请求就是一个很大的挑战。

ServiceDeskPlus可以帮助您解决这个问题,满足请求人的需要。

将技术员标记为不可用,并配置一个替补技术员,该技术员可以帮助请求者满足其要求。

标记技术员状态:
请转到主页(相应技术员的门户网站) -> 计划程序部分 -> 从日历中选择一天 -> 标记休假。

Technician availability chart

配置替补技术员,

请转到主页 -> 调度器部分 -> 单击标记为休假的日期的图标 -> 选择替补技术员。

 

Assign backup technician

最佳实践:

  • 鼓励技术员标记出自己不能执行工单服务的时段,以提醒其他技术员。
  • 将请求提交给技术员组,而不是指派给某个特定的技术员。

要点:

  • 避免由于技术员不在岗而引起的混乱。
  • 将高优先级的请求指派给另一名技术员时,尽量避免手动操作。
  • 避免不必要的等待时间、保持SLA合规性。

十三、三个通知,解锁服务台技术支持组的价值

了解通过分类IT技术员来帮助您提高服务台效率。

假设组织的COO(当然不局限于仅某个层次的用户)遇到了网络间歇性断开问题,这导致他没有办法在机构的周例会上提交报告,(假设他在第二天就需要向董事会成员进行汇报),出于无奈,便打电话给帮助台,要求协调员指派可以优先处理网络断开问题的技术员。协调员创建了一个工单,并将其指派给一名技术员,该技术员是网络相关问题的专家,但协调员却不知道他那天刚好不在。服务等级协议的计时器在一刻不停的计时,COO也在等待技术员来解决问题。协调员重复的指派技术员,对整个混乱的状况一无所知。

如果您对这种情况似曾相识,别担心,ServiceDeskPlus可以帮助您轻松应对。

根据技术员的专业知识将其分组到相应的“支持组”,依据组来指派工单。例如,处理网络问题的技术员组,或是桌面硬件、应用程序性能、安全性、IP电话相关组等。

实现此配置:
请转到“管理” -> “支持组”(在“用户”部分下) -> 添加新组 -> 选择技术员-> 保存。

Technician support groups

最佳实践:

  • 以支持组来代替直接指派工单到技术员,这样组中可用的技术员将接收工单、优先解决问题。
  • 选择通知支持组的所有技术员。

要点:

根据技术人员的专业知识对他们进行分类将会帮助你,

  • 自动为小组指派一个工单(无需担心技术员不可用)。
  • 通知团队中的技术员关于该组中的工单的指派、进度和关闭等状态变化。

十四、如何有效处理涉及多个技术支持组的错误指派事件?

减少等待时间、有效处理涉及多个技术组的事件。

假设您的IT服务台收到用户关于其笔记本电脑中“网络连接问题”的事件,通过预配置的自动化,工单被指派给一个熟练处理网络连接问题的技术员组,技术员分析了事件,怀疑根本原因是笔记本电脑中的NIC(网络接口卡)出现故障,为了更换NIC,必须将事件转移到其他技术组。由于此技术员无权将工单指派给其他技术员或技术员组,因此他做了个标记,并将事件发送给管理员进行重新指派。但管理员可能受困于更加关键的问题处理,需要很长时间才会执行工单的重新指派。最终,用户任务被延迟,影响了工作效率。如果该用户是VIP,情况便会更糟。

ServiceDesk Plus可以通过简单、强大的配置帮助您处理此类危机。

授权您的技术员将事件指派给其他技术员或技术组。

要做到这一点,
请转到“管理” -> “角色”(在“用户”部分下) -> 添加新角色或编辑现有角色 -> 启用“高级权限”部分下的“指派技术员”选项 -> 保存。

下面是各自选项的截图,

Custom business rules

以下屏幕截图说明了您的技术员有权执行的操作,

Re-assign groups & technicians

最佳实践:

  • 鼓励您的技术员在重新指派时将事件放入技术组。
  • 启用技术组通知,以通知相应的技术员。

要点:

  • 避免因重新指派事件而造成的等待时间。
  • 提升用户满意度,实现服务服务交付目标。

十五、授权用户代替其他用户创建工单。

了解授权用户在IT帮助台中代表其他用户创建工单的优点。

设想一下,您的一个用户必须向上级展示“年度战略运营计划”,在最后的检查过程时,由于活动目录中的密码锁定,用户无法登录到他的笔记本电脑,他试图通过电话联系IT服务台,但没有成功。他也无法登陆帮助台应用程序来提交工单。作为IT技术支持管理员,您将如何帮助该用户克服这种情况?

以下是ServiceDeskPlus如何在这种情况下帮助用户。

授权您的用户通过其自助服务门户代表他人创建工单。

在上述场景中,用户可以要求其同事代表他提交一个高优先级工单。一旦事件提交,服务台技术员就会收到通知,采取相应的行动。

下面的截图可以帮助您理解这个功能,

下面是各自选项的截图,

Ticket creation on behalf of user

update globalconfig set paramvalue='true' where parameter='ON_BEHALF_OF_USERFIELD';

启用后,可配置下面的查询,来启用代表用户提交工单。

要了解可用的用户类型,请执行以下查询:

select * from globalconfig where parameter='show_obousers';

代表所有用户提交工单:

update globalconfig set paramalue='All' where parameter like '%obo%';

代表与相关地点关联的用户提交工单:

update globalconfig set paramalue='Site' where parameter like '%obo%';

代表与相关部门关联的用户提交工单:

update globalconfig set paramalue='Department' where parameter like '%obo%';

要点:

  • 为无法访问帮助台应用程序的用户提供快速帮助。
  • 自动通知两个用户有关工单的处理进度。

十六、如何轻松找回一个无意中删除的请求?

如何轻松找回一个无意中删除的请求。

某个周一的早晨,技术员正在处理周末积累的垃圾邮件,在批量删除过程中,无意中删除了CFO提出的事件,但是他/她并不知道自己删除了这个请求,CFO还在等待IT服务。最终,CFO还是没忍住,打电话给IT管理员大声呵斥要求解决,直到这时,管理员才意识到该事件已从IT帮助台中删除。管理员认为要求CFO再提交一个新的事件是不可能的了,在这种情况下,如何再保持IT服务台的可靠性?

ServiceDesk Plus帮助您轻松应对这种情况。

当删除请求时,请求会先被存储在垃圾箱中。只需单击几下就可以找回所有已删除的请求。

要找回,
请单击左角的请求过滤器 -> 回收站。参阅下面的屏幕截图。

Trash helpdesk requests

选择要还原的请求,然后单击“还原”。

Restore trashed requests

最佳实践:

  • 定期检查请求回收站,确保没有删除有效的请求
  • 由于在删除后的24小时内未检索到的请求将自动从垃圾中删除,因此应采取相应的行动

要点:

确保请求垃圾,

  • 简捷的请求恢复过程,免去复杂的后端机制。
  • 有效的请求不会丢失。

十七、跟踪首次响应、保证高效服务的三个好办法。

跟踪首次响应的不同方法,保持服务交付的高效性。

假设某个用户无法通过登录凭证进行任务操作,他创建了一个工单,但并没有讲清楚具体的问题。技术员看到这个工单时,打电话给用户,询问该问题的具体细节,随后他便开始解决这个问题,却忘记去更新该工单进度。但是,服务等级协议里的计时器却在不停地计时,并将工单记录为首次响应超时。最后,技术员才意识到他只顾着解决问题,忘记响应服务级别协议。

您是怎么解决这个问题的?ServiceDesk Plus可以通过以下三种不同的方式帮助您跟踪技术员的首次响应:

电子邮件回复:

当技术员在工单上通过邮件响应用户时,应用程序自动将响应视为首次响应。

注释添加:

当技术员通过电话响应用户请求时,他可以添加一个注释并将其设置为首次响应。要添加注释,请转到“请求” -> “选择工单” -> “操作(在顶部) -> “添加注释”。

Adding notes as first response

工作日志添加:

当技术员给工单添加工作日志时,他可以将工作日志设置为首次响应。要添加工作日志,请转到“请求” -> “选择一张工单” -> “任务” -> “工作日志详细信息” -> “添加新的”。

Worklog addition as first response

最佳实践:

  • 鼓励技术员在执行任何活动时更新工单。
  • 利用主动通知,向管理员和对应的技术员发出首次响应违规的警报。

要点:

ServiceDesk Plus帮助,

  • 技术员动态记录首次响应时间以最小化首次响应违规。
  • 主动提醒技术员首次响应时间违反以保持高效。

十八、ServiceDesk Plus如何帮助您平衡IT服务交付过程?

如何为工单设定优先级,帮助技术员摆脱大量虚假的“高优先级”工单。

您是不是有过这种经历——近乎全部用户提交的工单都是高优先级的。设想一下,用户提交各种工单(如RAM升级、应用程序崩溃、工资单软件中的登录错误、密码重置、浏览器崩溃等)时,都将其指派为高优先级,那么,对于技术员来说,决定各个工单处理的顺序将变得非常困难。那么,该如何帮助技术员机智地应对挑战呢?

ServiceDesk Plus帮助您通过优先级矩阵确定各个工单的优先级。

优先级矩阵根据工单的影响度和紧急度自动划分等级,管理员要根据不同事件的影响度和紧急度对其进行一次性配置。

要配置优先级矩阵:
请转到“管理” -> “帮助台自定义程序”(从“帮助台”部分) -> 优先级矩阵(左窗格)。

Priority urgency matrix

当用户创建新工单时,选择请求表单中的影响度和紧急度,配置的优先级将根据这两个因素的组合自动指派给工单。

最佳实践:

  • 通过表单创建工单时,要填写影响度和紧急度字段。
  • 如有必要,可对用户隐藏优先级(防止用户自己创建高优先级工单)。

要点:

ServiceDesk Plus帮助,

  • 优先级矩阵减少了技术员分析工单活动的工作量,确保了优先级的正确指派
  • 通过公正的服务级别协议来设置简化工单的优先级别配置,确保服务交付的平衡。

十九、当用户没有响应时,如何自动重新打开工单?

当用户没有响应时,如何自动重新打开、跟进工单,为用户提供优质的服务交付。

这是忙碌的一天,技术员正在不停地处理IT服务台的工单。一些工单很简单,很快就可以解决、关闭,另外一些信息不完整的工单,为了避免SLA违规,需要用户进行补充,变成了待处理状态。但是,技术员实在太忙了,后面就忘了这些待处理的工单。有趣的是,有些用户甚至比技术员更忙,他们也忘了这个工单(哈哈)。当IT管理员看帮助台性能报告时,一条长长的待处理工单列表映入眼帘,这时他才意识到没有给这些从未处理过的用户发送跟进电子邮件。

您也有过这种经历吗?那么,我们来看看 ServiceDesk Plus如何通过请求状态计划程序帮助您轻松克服这些挑战。

通过请求状态计划程序,您可以预设置工单的处理安排,自动将其从“待处理”状态变成其它附有SLA计时器计时(最好处于打开状态)的状态。

实现此配置,
请进入请求 -> 选择并编辑工单 -> 将状态从打开变更为保留 -> 单击图标 -> 出现以下弹出窗口,配置工单自动打开的日期和时间。

Helpdesk incident status scheduler

最佳实践:

  • 鼓励技术员设置特定天数后自动打开工单,向用户发送跟进电子邮件。
  • 建议技术员关闭用户从未响应的长时间处于待处理状态的工单。

要点:

请求状态调度程序,

  • 将长期待处理工单自动移动到打开状态,以便相应的技术员对其进行响应。
  • 帮助技术员在服务级别协议管理框架下保持高效的交付服务,并确保用户的满意度。

二十、如何主动避免不必要的工单升级?

如何巧妙处理超时的工单,监控服务台效率。

假设某个工单被自动指派给一个技术员,碰巧他那天请假了,其所属工单的SLA的响应和解决时间分别在4小时和8小时内到期。由于没有为该技术员设置休假的标签,IT管理员并不知道该技术员不在公司,也没有配置替补技术员。同时,技术员们都专注于他们工作范围内的工单上,就这样,这个工单眼看就要超时了。

在这种情况下,如果可以提前通知技术员、主动预防违反SLA,不是很好吗?

通过ServiceDesk Plus,您可以使用服务级别协议下“操作”中简单的工作流程机智的应对此挑战。

请转到“管理” -> “服务级别协议” -> “选择或添加SLA” -> “升级”下的“操作”部分,提前通知你即将超时的工单,从而主动采取相应措施。

SLA response & resolution time escalation

最佳实践:

  • 设置定时主动升级,促进工单的处理。
  • 通知高级技术员、技术专家、代表各自支持小组的技术员等,以便立即采取适当的措施解决问题。

要点:

  • 事先了解即将超时的工单,以采取必要措施。
  • 减少工单超时现象,确保服务交付高效性。

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