什么是IT项目管理？权威指南！

IT项目是IT服务管理（ITSM）中定义的计划，涉及组织的IT基础设施、IT服务、端点、网络组件等。这些项目可能具有不同程度的范围、复杂性和时间表。

IT项目管理包括IT项目的规划、调度和实施，以实现项目范围内指定的初始项目目标。

一个典型的IT项目目标涉及对现有产品或服务的广泛改进或更改，引入新的IT服务，或解决对业务产生级联影响的问题。

IT项目管理包括五个阶段。就项目成功而言，这些阶段中的每一个都是最重要的。

• 启动：这是项目首次概念化和定义的阶段。项目经理将与利益相关者会面，收集要求，定义项目范围，并制定项目章程。项目章程将包括项目目标、项目目标、资源需求和参与项目的重要利益攸关方。项目章程是该项目的路线图。在IT项目的背景下，这可能意味着研究所需的必要硬件和软件设备，并确定将从项目管理的个人。
• 规划：这是项目经理为如何完成项目制定详细计划的阶段。这包括确定任务、资源和依赖项，以创建时间表和预算。规划阶段可以包含推出计划、在实施中出现问题时的备份计划，以及及时完成项目所必需的任务和里程碑。对于大型项目，例如将ERP系统从本地服务器移动到云，会创建正式的更改票，以确定与过渡相关的风险，并获得不同利益相关者的批准。此变更单总结了拟议变更的细节，并提交给变更咨询委员会批准。
• 执行：一旦项目计划最终确定并获得批准，项目团队就会开始实施。项目经理将特定任务分配给具有必要技能和专业知识的团队成员。项目经理还密切监控项目的进度，并根据需要进行调整以应对任何挑战。
• 监控：项目的这一阶段涉及检查IT系统或新添加或修改的服务的微小细节。例如，在ERP迁移项目中，必须监控现在基于云的ERP系统的可用性、响应持续时间和加载时间等指标，以确保迁移项目满足客户或最终用户概述的所有目标。如果发现偏差，可能表明潜在事件，无论大小，可能需要采取事件或问题管理方法，以确保事情按照商定的项目章程进行。
• 审查和关闭：项目完成后，项目团队评估项目目标是否实现，在我们的示例中，ERP解决方案是否在云中按预期工作。然后，项目经理确认完成，评估正确和错误，记录项目绩效，并存储必要的文件以备将来了解。与此同时，项目经理还向客户或最终用户寻求关于项目最终结果表现的反馈。这种反馈对于确定需要改进的领域并在需要时进行路线更正至关重要。

IT部门采用两种主要项目管理方法：敏捷和瀑布。这些方法通常单独使用或组合使用——即混合项目管理——涉及敏捷和瀑布的融合

敏捷项目管理

SpaceX开展的星际飞船项目就是一个典型的例子。SpaceX的团队采用“快速测试、快速失败、快速适应”的理念，使团队能够进行频繁的发射。虽然这种方法可能意味着团队会反复失败，但它允许他们快速识别潜在问题的根本原因并迅速实施解决方案。敏捷项目管理强调类似的原则，并重视在旅途中迭代流程和项目，以培养适应性并加速实施。敏捷方法因其快速开发和发布而被公认为，另一个重要特征是其能够团结跨职能团队并增强沟通。与瀑布式方法不同，瀑布式方法涉及单独的专家处理每个阶段，然后再将其传递给其他人，敏捷方法侧重于在整个过程中根据反馈进行迭代，促进所有团队之间的协作。这种合作通过每日签到、每周利益相关者会议和每月冲刺来促进，以促进共同努力实现预期结果。

在适当的反馈循环的帮助下，团队可以通过在每个阶段进行渐进式改进来节省大量项目时间，从而取得成功。例如：软件解决方案提供商Zylker通过收购视频会议应用程序公司Vtelephony来全面改革其产品。为了将Vtelephony的技术堆栈（数据库、应用程序和平台服务）与Zylker现有的应用程序套件无缝合并，该公司计划遵循敏捷项目管理。这有助于Zylker的团队加快合并，并与Vtelephony的团队密切合作，以成功开发和部署。

瀑布项目管理

瀑布方法遵循项目管理的顺序方法，每个阶段都按照预定义的顺序依次完成。这些阶段通常包括以下内容：需求收集、设计、开发、测试和部署。当项目要求明确界定并且变化空间最小时，这种项目管理方法是有效的。

让我们再次以Zylker与Vtelephony的合并为例，以更好地了解瀑布方法。IT 团队需要将员工无缝迁移到母组织中，核算 IT 和非 IT 资产，验证访问权限，并建立通用的基线 IT 安全态势。使用瀑布方法，Zylker团队系统地经历每个阶段，确保合并成功。这涉及审计Vtelephony的每个IT和非IT资产，配置新用户帐户和验证IAM合规性，以及重新配置防火墙策略。

与敏捷方法不同，项目管理的瀑布方法包括五个步骤，这些步骤一个接一个地完成。

尽管瀑布项目管理在修改流程和范围方面提供了有限的灵活性，但这可以证明对某些企业是有益的。组织可以根据他们优先考虑快速完成项目还是精心规划、逐步完成项目来决定最适合其需求的方法。

大型零售公司Zylker正在考虑将其ITOps从本地迁移到云。该组织正准备将其所有内部数据和应用程序迁移到AWS EC2云服务器，以减少本地IT基础设施的支出。

让我们看看Zylker的团队将如何使用瀑布和敏捷项目管理方法进行迁移：

瀑布法

• 规划：这是第一阶段，涉及当前IT基础设施、所需云平台和可扩展性、安全要求以及停机造成的限制的详细文档。在这个阶段，定义了项目范围、总体预算和项目时间表。
• 设计：IT项目管理团队设计了一个迁移流程，其中定义了沿途的每个步骤，以及资源分配和潜在风险以及备份计划。下一步是全面分析所有要迁移的系统，包括用户和组织数据以及业务应用程序，以确保与所选云平台的兼容性。
• 迁移：然后，团队专注于创建脚本，以使迁移过程自动化。在沙盒环境中进行彻底测试后，数据被迁移到新的云界面中。
• 测试和部署：迁移完成后，将进行严格的测试，以验证已迁移数据的应用程序功能和完整性。一旦确认，新的云环境将正式部署，供所有最终用户访问。
• 维护和支持：维护和支持是必不可少的，必须提供来处理任何迁移后问题或对正在进行的云操作进行故障排除。

敏捷方法

• 优先排序和积压：团队与利益相关者合作，确定迁移目标的优先次序。这些目标被分解为代表要迁移到云的特定功能的用户故事（例如，“作为一名IT管理员，我想在不中断销售业务的情况下将ERP应用程序迁移到云中。”）。这些用户故事被放置在产品积压中，按优先级和影响进行排序。
• 冲刺和迭代：该项目分为短冲刺，通常为两到四周。在每个冲刺中，团队从积压中选择一组高优先级用户故事，并专注于将这些特定功能迁移到云端。
• 持续集成和测试：敏捷方法强调在整个过程中频繁的代码更新和测试。这允许在迁移阶段及早发现和解决问题。
• 每日会议：团队每天举行简短的会议，讨论进展，确定障碍，并确保每个人都保持一致。
• 冲刺回顾：在每次冲刺结束时，团队都会展示他们已完成的迁移任务，并从利益相关者那里收集反馈。他们还召开了一次回顾性会议，讨论哪些方面进展顺利，哪些方面可以改进，以及如何调整他们的方法以适应下一次冲刺。
• 持续改进：根据从每次冲刺中学到的知识，团队可以调整迁移策略，对积压项目进行优先排序，并微调整体方法，以便更顺利地过渡到云端。

由于其系统化的方法，瀑布方法可能适用于具有良好要求的重大云迁移项目。然而，如果迁移的某些方面存在不确定性，敏捷方法的适应性和渐进性方法可能会带来好处。在某些情况下，两种方法的结合，也称为混合项目管理，可能是最理想的策略。

项目成功的关键是项目管理团队积极参与规划过程，密切遵循计划，并彻底执行。一个专门的项目管理团队和明确的职责分工对此至关重要。这确保了每个人了解自己的角色和职责，以有效完成任务。

让我们来看看项目中的关键角色和职责：

项目经理：项目经理（PM）是与项目相关的所有事情的联系人，他们监督项目目标、确保财务批准、与利益相关者沟通、管理资源等。PM还与项目团队合作制定项目章程和计划，同时确保项目按计划完成，费用不超过拟议预算。

项目总监：项目总监监督各种正在进行的项目和PM，同时战略性地指导和支持他们。项目总监的作用在扩大由不同项目驱动的价值、减轻风险等方面至关重要。

主题专家：主题专家是指在特定领域和主题方面拥有丰富专业知识的个人。这些专家帮助PM和项目团队应对整个项目面临的痛点。

项目团队：项目团队全权负责项目的实施，并确保项目目标得到实现。项目团队由来自不同部门的个人组成，这些人员具有执行项目所需的技能。

• 范围蠕变：范围蠕动是指项目范围的逐步扩展到原计划范围之外。这种情况可能是由于项目要求的变化或项目目标不明确而发生的。这可能会给项目管理团队带来重大挑战，因为它可能导致延迟、成本增加和整体项目质量下降。
• 沟通不畅：有效的沟通对于任何项目的成功都至关重要，特别是在涉及多个利益相关者的IT项目管理中。沟通不畅会导致误解和错误，最终会影响项目的执行和时间表。
• 风险管理不当：IT项目本质上是有风险的，如果没有适当的风险管理，这些风险可能会迅速升级并导致项目失败。适当的风险管理包括识别潜在风险，制定减轻风险的策略，以及定期监测和更新风险管理计划。
• 不切实际的截止日期：IT项目通常有紧迫的截止日期，如果这些截止日期不切实际，可能会给团队带来很大的压力。这可能会导致仓促的工作，损害项目的质量，并可能导致项目失败。
• 目标不明确：如果没有明确和明确的目标，成功规划和执行IT项目具有挑战性。这可能会导致与业务目标错位和团队成员表现不佳，最终影响项目的成功。从一开始就清楚地了解项目的目标和目的至关重要，以确保其成功。

任何IT项目的成功实施都取决于跨职能环境的可用性以及有关IT基础设施的可靠和准确的信息。例如：在升级服务器或迁移到云端时，您需要交叉验证所有更改的历史记录、配置的当前状态、托管的IT服务、之前任何中断的历史记录等。

独立的项目管理工具无法为您的IT资产提供这种程度的可见性。那么替代方案是什么呢？具有原生项目管理功能的ITSM平台。这将为执行您的IT项目提供一个统一的平台，促进沟通和团队合作。选择正确的工具需要根据您的具体需求和组织目标进行仔细评估；以下是一些需要寻找的关键功能，以确保您的团队高效地执行项目：

1.甘特图

甘特图是一种显示项目时间表的条形图。它列出了任务，并使用条形表示其开始日期、持续时间和结束日期。这张图表有助于可视化项目计划、监控进度以及与利益相关者沟通。总的来说，甘特图是项目管理的宝贵资产。

2.仪表板

IT项目仪表板通过提供对项目进度的实时见解、促进决策、改善沟通和提高效率，在赋予团队权力方面发挥着至关重要的作用。这些仪表板充当中央信息中心，提供所有重要指标的简明概述。它们使团队能够主动识别风险并提前解决风险，根据可用数据做出明智的决策，并在同行之间高效协作。

3.工作日志

工作日志有助于仔细记录每项任务的持续时间，并识别遇到的任何障碍。这些有价值的信息提供了几个好处，包括基于历史数据改进的项目规划，通过进度跟踪明确问责制，以及为自由职业者准确计费。

4.资源管理

资源管理允许PM计划、管理和检查资源的可用性，并以最有效的方式将项目任务分配给技术人员。PM可以使用此功能来确保不会错过截止日期。通过资源管理，团队可以确保工作量平衡均匀，并且某些技术人员不会过度劳累或工作不足。

ServiceDesk Plus是Zoho公司的企业IT管理部门ManagEngine的统一IT和企业服务管理平台。它具有开箱即用的项目管理功能以及核心ITSM实践。这允许项目团队和IT服务台之间进行有效的协作，确保项目在更丰富的背景下更好地引导，从其他ITSM实践和资源（如CMDB）中得到更丰富的指导。此外，ServiceDesk Plus还具有更改和发布管理等功能，可最大限度地减少与新IT计划相关的风险。

• 人工智能（AI）：人工智能可以通过自动化项目中可能发生的大多数重复性任务来使项目管理团队受益。调度、资源分配和预算等任务可以使用人工智能轻松实现自动化。与此同时，人工智能还可以通过根据历史数据和机器学习模型预测风险来帮助风险评估，否则这些模型可能会被忽视和忽视。这些能力帮助团队为高效完成项目准备实用的缓解策略。
• 人才短缺：根据IDC的数据，到2026年，全球90%以上的组织将受到IT技能短缺的影响。找到具有正确技能的合适人从未如此困难。在人工智能和法学硕士时代，人才紧缩正在极大地影响组织。这反过来也会影响IT项目。缺乏具有数据管理、IT架构等知识的熟练人员不仅会影响项目完成时间，还会影响项目的质量。为了应对这种稀缺性，IT领导者需要采用各种策略来改善其IT环境中的学习和技能组合。
• 混合项目管理：该流程将传统项目管理技术与敏捷方法的灵活性相结合。这种方法非常适合具有明确要求和可预测结果的项目。虽然传统的项目管理遵循线性流程，但敏捷方法更具有迭代性和协作性。通过结合这两种方法，混合项目管理允许对项目管理采取更适应性和响应性更灵敏的方法。这需要一个熟练的PM，他能够在结构和灵活性之间找到正确的平衡。最终，这种组合导致了更高效、更成功的项目成果。