什么是IT服务台

什么是IT服务台?

IT服务台作为单一联络点,负责处理组织内所有的IT相关问题、咨询和请求。

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最后更新时间:2024年6月13日

IT服务台,也被称作帮助台、支持中心、信息中心、IT解决方案中心或技术支持,扮演着多用途的角色。为了快速解决问题、提升用户满意度、增强组织流程的效率以及提供有关组织生产率的可行见解,需要一系列超越传统技术支持范畴的最佳实践。

通常,IT服务台包含几个子团队,它们共同负责管理IT服务管理(ITSM)的多种实践。以下是一些属于IT服务台管理范畴的最佳实践:

  • 事件管理:这种做法确保技术问题得到识别和解决,以尽量减少服务、运营或员工生产力的干扰。
  • 服务请求:此实践管理用户的所有IT需求和要求,例如软件安装请求或特权资源的访问权限。
  • 问题管理:此实践分析反复发生的事件的根本原因,通过实施可行的变通办法或永久解决方案来防止未来事件发生。
  • 变更管理:此实践将IT环境的变更系统化,以确保基础架构的稳定性并最大限度地提高成功率。
  • IT资产管理:此实践跟踪硬件和软件资产,管理其生命周期,优化资产成本,并确保许可证使用和供应商合同的合规性。
  • 知识管理:此实践创建并维护常见问题解答、故障排除指南和常见问题解决方案的中央存储库。这些存储库是技术人员和终端用户遇到常见查询和问题的首选手段。
 

IT服务台与ITSM:有什么区别?

服务台与服务台

IT服务台为终端用户提供基础的IT支持,主要为被动的方式,专注于解决具体出现的IT问题或请求。它的工作重点在于排除和解决终端用户可能遇到的技术问题,这些问题可能涉及硬件、软件和网络连接,同时也包括管理服务请求。

尽管IT服务台和帮助台这两个术语经常被交替使用,但IT服务台的职责通常更加广泛。它不仅包括提供积极主动的支持,还涉及将IT服务与业务目标相结合,更加注重基础设施和运营,同时强调提升用户满意度。在这个意义上,IT服务台是更广泛的IT服务管理(ITSM)中的一个组成部分,负责管理和执行IT服务管理流程,如事件管理、IT资产管理等。

IT服务管理(ITSM)是一整套企业用于设计、交付、管理和改进终端用户IT服务的实践、政策和流程。它包括IT服务台和帮助台,其核心目标是确保IT服务与业务需求保持一致,并不断提高IT服务的质量,以增强终端用户的满意度。通过这种方式,ITSM有助于确保IT服务台能够高效地响应和解决用户的问题和需求。

 

IT服务台的类型

服务台有哪些不同类型

IT服务台模式的选择取决于组织结构、用户分布、沟通偏好以及有效处理支持请求所需的专业知识水平等因素。

 本地IT服务台集中式IT服务台虚拟IT服务台

这是什么?

本地服务台位于组织内的不同物理位置。集中式服务台将所有IT支持功能整合到一个单一的中央位置。虚拟服务台远程运行,没有特定的物理位置。

它为谁服务?

它为该地点附近的用户提供服务。本地服务台的支持代理负责处理特定区域内出现的 IT 问题和咨询。无论用户身处何地,所有的支持请求都会转到这个中心团队。虚拟服务台可以分布在不同地点,甚至可以在家办公。他们通过电子邮件、聊天、电话和远程桌面共享等各种数字渠道与用户沟通并为其提供帮助。

它有什么好处?

这种方法有利于解决即时的现场技术问题,因为支持团队可以迅速为用户提供帮助。这种方法确保了整个组织的一致流程、资源和专业知识。这还能简化操作、提高效率并提供统一的用户体验。这种方法具有灵活性,尤其是在处理地理位置分散的用户群时。
 

IT服务台的重要性

为什么服务台很重要

IT服务台是企业IT基础设施的核心,对于提升IT运营效率至关重要。它首先确保员工在遇到技术问题时能够得到及时解决,使他们能够顺畅地工作。这一点对于维持生产率和业务连续性至关重要,也符合向客户提供持续且高质量的服务的目标。

此外,IT服务台帮助管理日常任务和运维活动,确保系统稳定运行。通过合理的人员配置和流程自动化,服务台能够高效地处理大部分例行的IT工作。这使得技术专家可以将更多时间投入到解决更复杂的技术问题上。通过这种方式,可以释放出宝贵的资源,比如人力、成本和时间,进而将这些资源重新分配到支持业务目标的战略性数字化计划中。

IT服务台还通过记录事件、变更和请求等信息,协助组织遵守IT政策和标准,促进问责制和合规性。因此,一个健全的IT服务台不仅能够确保IT系统的安全性,还能确保其符合行业标准,为组织提供必要的保障。

IT服务台的好处

服务台有什么好处

现在让我们谈谈IT服务台的一些好处,以更好地了解其重要性。

简化服务交付

IT 服务台为所有利益相关者、技术人员和终端用户提供高效的服务。例如,三层 IT 服务台可以在第 0 层设置自助服务门户,在第 1、2 和 3 层设置技术人员,每一层的专业技术水平不断提高。可根据问题的复杂程度将其转到相应的层级。这可确保及时有效地解决技术问题,使终端用户能够专注于自己的工作,而不会受到长时间的干扰。

尽量减少服务中断

IT服务台的作用在于确保事件能够被迅速解决,从而最大限度地减少对用户服务的中断。它通过快速的解决流程和系统化的事件处理,有效地降低停机时间。此外,IT服务台还包括进行根本原因分析,这有助于识别并解决潜在问题,进而部署长期性的解决方案。 事件数据分析为持续改进措施提供了指导,帮助优化事件管理流程,确保对潜在的服务中断能够做出快速而积极的响应。通过主动监控,IT服务台增加了一层预防机制,能够在潜在事件影响服务连续性之前进行早期发现和预防,从而进一步提高服务的可靠性和用户的满意度。

提高用户满意度

快速、无摩擦、创新的服务交付可提高生产力,并有助于留住整个组织的人才。它能提高生产力和工作与生活的平衡,培养员工对组织价值的积极看法。此外,它还能为公司带来竞争优势,使其对现有和潜在人才更具吸引力。

数据驱动的洞察力

分析IT服务台数据可以揭示有助于IT预算分配、资源规划和技术投资决策的趋势。

成本效益

IT 服务台还能迅速解决问题,防止长时间停机,从而帮助减少潜在的收入损失和运营成本。它在评估服务水平协议、确保经济高效的运营以及不断努力改进方面发挥着重要作用。

合规性

IT服务台执行标准化流程、政策和法规,从而成为IT合规和风险缓解的一线捍卫者。

 

IT服务台最佳实践

IT服务台最佳实践

以下是一些运行高效IT服务台的提示和最佳实践。

  • ITSM框架:采用任何流行的最佳实践框架,如ITIL®、COBIT、MOF、eTOM和TOGAF,使流程标准化,为 IT 服务管理提供规范的方法。
  • 多渠道支持:通过各种渠道(如电话、电子邮件、聊天和自助服务门户)提供支持,因此用户可以选择首选渠道来报表问题。
  • 知识库:开发和维护一个全面的知识库,以记录常见和反复出现的问题的解决方案和最佳实践,使用户能够独立找到答案,并减少重复的服务请求。技术人员还可以访问知识库来寻找问题的解决方案。
  • SLA管理:遵守服务级别协议(SLA)来定义响应和解决时间的预期,帮助管理客户期望并保持服务质量。
  • 自动化:采用自动化技术,加快问题解决速度,提高工作效率。自动化已变得越来越复杂,涵盖了更广泛的任务,包括为所有收到的工单自动设置 SLA、根据工作量和专业知识为收到的工单分配技术人员、为变更和发布管理设计自动化工作流以最大限度地降低出错风险、自动化审批流程、执行延时操作、执行自动化任务、发送实时通知和警报、在不同系统间执行操作等。这可将 IT 服务台代表从重复性的工作中解放出来,从而加快响应速度并提高效率。
  • 人工智能聊天机器人:将人工智能聊天机器人和虚拟助理整合为初始联络点,缩短 IT 服务台团队的响应时间,从而大幅提高最终用户满意率。这些人工智能聊天机器人和虚拟助理擅长管理日常查询,并在故障排除过程中提供指导,从而为团队腾出宝贵的资源,让他们专注于更复杂的任务。
  • 远程支持工具:为 IT 服务台代表提供远程支持功能,使其能够远程诊断和解决问题,无需亲临现场。这在当今的远程和混合工作环境中尤为重要。将远程支持工具与 ITSM 平台原生集成或内置到 ITSM 平台中将大有裨益。
  • 持续改进:定期分析绩效指标,确定需要改进的领域。找出瓶颈、反复出现的问题和需要改进的地方,确保 IT 服务台不断发展,以满足不断变化的需求。
 

选择正确的IT服务台软件

最佳服务台软件

市场上有大量的IT服务台软件,当一个组织决定投资ITSM软件时,很难找到最适合的软件。因此,选择最好的IT服务台软件需要仔细考虑各种因素,以确保它与您组织的规模、需求、目标、预算和期望的功能保持一致。

  • 定义您的需求:确定您组织的具体要求。您处理哪些类型的支持请求?哪些功能对您的IT服务台至关重要?考虑工单管理、自动化、报表、自助服务选项和集成功能等因素。
  • 可扩展性:考虑您组织的增长计划,并选择可以扩展的软件,以适应用户数量的增加和不断扩大的服务产品。
  • 易用性:选择易于支持技术人员和最终用户使用的软件。这减少了培训时间,并允许您的团队高效地采用它。
  • 定制和灵活性:检查软件是否允许可扩展性和平台功能,以创建低代码/无代码功能和自定义模块。
  • 集成功能:确保软件可以与组织的现有工具和系统(如CRM、协作平台或监控工具)很好地集成。
  • 移动和多渠道支持:验证软件是否有移动应用程序或响应式界面,以便随时随地访问。该软件应支持各种通信渠道,如电子邮件、电话、聊天和自助服务门户,以适应用户的偏好。
  • 自动化和自助服务:评估软件自动执行日常任务的能力,并为用户提供自助服务选项。这些功能可以提高效率和用户满意度。
  • 报表和分析:寻求强大的报表和分析功能,以跟踪绩效指标,识别趋势,并进行数据驱动的改进。
  • 安全性和合规性:验证软件是否符合安全最佳实践,如数据加密和访问权限。该解决方案也应符合相关行业标准和法规。
  • 部署和定价注意事项:根据您的需求选择本地或基于云的软件。基于云的选项通常提供更多的灵活性和可访问性。根据您的部署选择,比较入围软件的初始和持续支出的定价计划,如许可、维护、更新和潜在的定制。考虑软件的长期价值和投资回报率(ROI)至关重要。
  • 客户支持和用户反馈:评估供应商的客户支持选项,包括文档、培训和响应能力。阅读与您类似的其他组织的评论,以衡量现实世界的体验。他们的观点可以深入了解软件将如何满足他们的需求。
  • 试用和演示:利用免费试用和演示来测试软件的功能和适用性。这可以帮助您了解它是否符合您的要求。
  • 供应商声誉:检查软件供应商在行业中的声誉、稳定性和历史。
  • 未来路线图:询问软件的未来开发计划,以确保其符合您组织的长期需求。定期更新并与行业趋势保持一致的软件解决方案可以提供长期价值。

通过仔细评估这些因素,您将能够更好地选择满足您组织要求并增强您的支持运营的IT服务台软件。

ServiceDesk Plus可以为您提供什么?

 
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ITSM工作流程
 
与IT管理应用程序的强大集成
 
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无代码
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本地
 
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ServiceDesk Plus是一个基于行业最佳实践构建的企业级ITSM平台,旨在简化企业的ITSM运营。该平台提供了一个全面的套件,将IT服务台功能与IT资产管理和CMDB相结合。ServiceDesk Plus还提供企业服务管理功能,通过这些功能,组织可以管理人力资源、设施和财务等非IT部门的服务交付。

ServiceDesk Plus 的功能与 ManageEngine 的 IT 管理产品套件的本地集成相辅相成。借助 ManageEngine 的产品生态系统,ServiceDesk Plus 可以为您的 IT 运营提供 360 度视图。

为了使复杂的组织流程自动化,ServiceDesk Plus 配备了直观的可视化工作流程构建器。可视化工作流程构建器可以简化变更和发布的设计和实施,建立标准化的工单和资产生命周期,将不同的系统连接在一起,以及在没有任何人工干预的情况下执行操作。作为一个可扩展的平台,企业还可以利用内置的无代码/低代码自定义功能生成器定制 ServiceDesk Plus,以满足任何独特的需求。/低代码自定义函数构建器自定义ServiceDesk Plus以满足任何独特需求。

IT 服务提供商还可以将 Zia-ServiceDesk Plus 的人工智能虚拟助理纳入其服务交付中。Zia 可通过其预测操作和会话功能为技术人员和最终用户提供帮助。这种组合为企业提供了一种强大的工具,可用于简化服务管理、提高生产率并适应现代企业不断变化的需求。


关于作者

Suganya 拥有八年的 IT 服务经验,在处理关键 IT 服务管理(ITSM)实践方面拥有丰富的实践经验。作为一名热心的 ITSM 传播者,她还是 ServiceDesk Plus 产品专家。她撰写的最佳实践文章和博客可以帮助 ITSM 从业人员利用 ManageEngine 的旗舰 IT 和企业服务管理平台 ServiceDesk Plus 解决日常难题。除了热爱写作,她还喜欢徒步旅行、阅读书籍、打篮球以及与女儿一起观星。

 
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