随着疫情大流行的结束,混合的工作模式却未小时,更多的组织表示将继续采用混合工作模式。而这这增加了IT和ITSM设施团队之间跨部门协作的需求。
在疫情前,一些组织的IT团队依靠设施团队来维护打印机、投影仪和显示器等工作场所资产的维护。在许多组织中,当员工在2020年突然被迫远程工作时,设施团队在将被困资产存放在工作场所方面发挥了关键作用。
但设施团队依赖于传统的、不同的工具,有时甚至从来没有工具来管理他们的流程。这也致使信息化浪潮下,设施管理与其他业务关键流程出现脱节。
现在,随着混合工作政策的出现,员工可以灵活方便地选择工作地点。这给IT、人力资源、设施和法务等服务提供团队带来了许多挑战。
考虑到IT和设施之间已存在的协同工作特点,这两个团队都应该能够交换数据和接口工作流程,以获得平稳的员工体验。
有了混合工作模式,以及增强了的互动写作,IT比以往任何时候都更需要与设施协同工作。原因有三个。
i) 基于工作区管理物理访问权限
在混合模式下,随着办公室员工人数的波动,工作空间往往没有得到充分利用。为了减少公用设施浪费和维护开销,设施团队通常会设计轮班工作空间,以适应即将到来的人群。
因此,设施团队需要随时向IT部门通报办公场所的哪些区域现在已被分类并具有受控的物理访问权限。这有助于IT团队确保本地化网络和机密环境中的资产的安全。
ii)管理重要IT基础设施的环境
当企业扩大规模时,他们的IT基础设施需要相应地扩展,以跟上技术需求。IT和设施团队应密切合作,以了解在此扩展过程中彼此的需求。
在IT确保信息可用性和业务正常运行时间的同时,设施还负责电源、采暖空调、安全以及组织服务器和数据中心优化功能所需的空间。
iii)最大限度地减少紧急情况下的停机时间
疫情是对每个组织的业务连续性计划(BCP)的试金石。当天然气泄漏或极端天气等重大灾难发生时,IT需要保证其运营并最大限度地减少停机时间。
设施和IT部门在BCP或灾难恢复(DR)规划中发挥着重要作用。设施团队需要随时了解可用于业务和IT运营的空间。在紧急情况下可以快速访问和遵循的BCP或DR计划可显著减少业务停机时间。
集成工作空间管理的实际案例
通过企业服务管理(EMS),IT与非IT团队正在逐渐将他们的服务整合到一个平台上来,这为终端用户提供了一致的服务体验。
集中化的平台也充当了IT与设施团队沟通的桥梁,简化了写作过程。例如,当IT团队完成了新员工的办公电脑配置时,可在设施服务台中自动创建工单,以为新员工置备工位或访问令牌。
尽管ESM工具记录、跟踪、和提供服务以变得足够简单,但设施团队仍需要一种专门的工具来记录和管理机构的园区/空间使用。与IT对设施团队的依赖类似,其他团队也在依赖着设施团队以进行自身的项目。因此,在ESM中构建一个强大的空间管理模块,可以帮助设施团队为其他团队提供更好的帮助。
有效的空间管理需要什么?
在ServiceDesk Plus中,设施经理可以使用专用的空间管理模块来管理机构的空间。使用此功能您可以:
数字化园区
设施管理人员可以以树状结构数字化管理空间的各个层次,从庞大的园区,到独立的房间或开放性区域。
每个空间都可以与便利设施(如贩卖机,或安全设备)以及关键设施(例如具有高等级的访问权限要求的区域)关联。
通过空间树将空间具象化
空间树提供了组织中所有托管空间的合并、连接视图。
通过鸟瞰图,管理人员可以看到所有空间的入住率和工单数量,确保没有工作空间服务不足。
让所有细节触手可及
共享空间模块使设施管理员能够创建自定义模板来记录唯一的详细信息。
每个空间还可以与其相应的工单、所持有的资产、所提供的设施服务及其相关文件相关联,如应急、业务连续性或灾难恢复计划。