ITSM协作性：工作空间管理

随着经济逐渐开放，越来越多的企业使用的是混合工作模式。这增加了IT管理团队和设施团队之间需要跨部门协作的需求。

在疫情前期，多个企业的 IT 团队依靠设施团队来维护企业资产，例如打印机、投影仪和显示器。在许多企业中，当员工突然被迫远程工作时，设施团队在资产方面发挥了重要作用。

但是设施团队依赖于不同的工具，有时甚至没有工具来管理他们的流程。从本质上讲，他们的工作效能与其他重要业务流程脱节。

现在，随着混合工作政策的出现，员工可以灵活方便地选择工作地点。这为 IT、人力资源、设施和法律等服务交付团队带来了许多挑战。

鉴于 IT 和设施之间预先存在的互操作性，这两个团队应该能够交换数据和接口工作流，以获得顺畅的员工体验。

借助混合工作模式，互操作性提高，IT 比以往任何时候都更需要与设施协同工作。

以下是为什么需要协同工作的三个原因：

1、基于工作空间来管理访问权限

由于混合模式中在职员工的数量不断变化，工作空间通常未被充分利用。为了减少公用事业浪费和维护开销，设施团队经常改变工作空间以适应进入的人群。

因此，设施团队需要让 IT 部门随时了解办公场所的哪些区域现在已分类并具有受控的物理访问权限。这有助于 IT 团队保持本地化网络和机密环境中的资产安全。

2、管理重要 IT 基础设施的环境

当企业扩大规模时，他们的 IT 基础设施需要相应地扩展以跟上技术需求。IT 和设施团队应密切合作，在此扩展过程中了解彼此的需求。

在 IT 确保信息可用性和业务正常运行时间的同时，设施负责电源、HVAC、安全以及企业服务器和数据中心的最佳功能所需的空间。

3、 最大限度地减少紧急情况下的停机时间

疫情是对每个企业的业务连续性计划 (BCP) 的试金石。当气体泄漏或极端天气等重大灾难发生时，IT 需要保证其运行并最大限度地减少停机时间。

设施和 IT 部门在 BCP 或灾难恢复 (DR) 规划中发挥着重要作用。设施团队需要了解可重新用于业务和 IT 运营的空间。在紧急情况下可以轻松访问和遵循的 BCP 或 DR 计划可显着减少业务停机时间。

集成工作空间管理案例

借助企业服务管理 (ESM) 平台，IT 和非 IT 团队正在将他们的服务交付工作整合到一个平台上，这为所有部门的用户提供了一致的体验。

集中式平台充当着 IT 和设施团队沟通和协调流程的媒介，这简化了他们的协作过程。例如，当 IT 团队完成为新员工配置工作站时，可以在设施服务台实例中自动提出工单，以要求准备新员工的工作空间和访问证件。

虽然使用 ESM 工具记录、跟踪和交付服务变得非常容易，但设施管理团队仍然需要一个工具来记录和管理企业的园区空间。与 IT 对设施团队的依赖类似，其他非 IT 团队也在他们自己的项目中也存在对设施的依赖。因此，在 ESM 平台内构建的功能强大的空间管理模块可以帮助设施团队更好地协助其他团队。

您可以通过什么来进行有效的空间管理？

在最新版本的 ServiceDesk Plus 中，设施经理可以使用专用空间模块管理其企业的园区。

使用空间管理模块，您可以：

1、数字化园区

设施管理人员可以以数字方式跟踪空间结构中的所有级别——从跨地点的庞大园区到特定房间和开放空间区域。

每个空间都可以与便利设施相关联，例如存在的安全设备及其关键性，空间的特权访问级别等等。

2、用空间树可视化园区

空间树提供了企业所有托管空间的统一、关联视图。

鸟瞰图让管理人员可以一览所有空间的利用率和工单数量，确保没有工作空间服务存在不足。

3、让所有细节触手可及

空间管理模块使设施管理员能够创建自定义模板来记录独特的详细信息。

每个空间还可以与其相应的工单、资产及提供的设施服务和相关文件关联，例如紧急度、业务连续性或灾难恢复计划。

空间管理模块现在在最新版本的 ServiceDesk Plus 中的设施服务台实例的企业版中提供，高效管理即刻开启，可免费试用！