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如何为您的企业选择合规管理软件

 

对企业来说,不但需要保证数据免受网络安全威胁,更需要遵守合规性法律法规要求,如确保您的公司符合SOX要求,SOX关注上市公司披露信息的透明性。如今,仅依靠满足间歇性审核要求和财务文件审核要求还不够。您需要创建详细的日常活动记录,还必须在规定的时间内使这些记录可用。

 

合规管理

 

不合规会导致您的企业业务中断,和企业的正常运行。 FMP Global指出,不合规的成本是满足并遵守合规要求成本的两倍。

 

Globalscape的研究显示,企业每年的不合规成本平均为1,480万美元,自2011年以来猛增了45%。与此同时,发现合规缺陷成本平均为550万美元,较2011年增加了43% 。

 

考虑到所有这些挑战,您应该考虑为组织实施法规遵从管理软件。尽管市场上有很多选择,但是在与法规遵从管理系统提供商联系之前,您应该做一些研究以便找到最好的法规遵从工具。

 

为了帮助到您,以下是一些有关如何选择理想的合规性管理软件的建议:

 

1. 企业专业化

 

在选择合规性管理系统之前,您需要改解决方案支持的行业。一些解决方案专注于IT,医疗保健,食品和保险等特定领域,或者开发为可根据组织需求进行定制的通用系统。在做出选择之前,优先考虑组织的需求是明智的。您应该能够确定您希望该软件解决的问题,以便找到合适的解决方案和合规性工具。

 

2. 符合规范

 

列出了要解决的问题之后,下一步就是列出组织需要遵循的所有法规和政策。对组织需要遵守的合规性要求进行快速审查,以便您可以查看合规性管理系统是否满足这些要求。

 

3. 无与伦比的报告解决方案

 

确保业务的安全性和合规性至关重要,因此,您选择的合规性管理软件需要在这两方面帮助到您。法规合规性管理系统的关键要素之一是文档控制。因此,该解决方案应该是一款符合兼容性且可验证的法规合规性报告解决方案。

 

对于Active Directory(AD)管理,最好购买配备内置报告库的软件,该报告库包含大量报告,这些报告可以提供重要数据,例如通讯组列表,用户帐户以及用户的最新登录时间、安全性、团体等等。

 

4. 轻松创建帐户并修改帐户和密码

 

对于具有AD管理需求的企业,这尤其有益。选择软件,可使您批量创建具有所有必要属性的用户。确保启用或移动帐户很容易进行,清除AD中不活跃的用户帐户也应轻而易举。对于密码管理,最好拥有一个系统,该系统允许您重置多个密码,自定义密码设置以防止密码过期,以及激活或停用用户。

 

5. 友好易用的合规工具

 

使用合规管理系统的原因之一,是因为您想提高运营效率。如果您坚持使用不易理解的软件,该如何实现这一目标?

 

选择合规性工具时,最好的选择是依靠具有直观界面的软件,团队成员可以轻松理解。归根结底,您希望从软件的整体外观,软件的包装,功能以及其属性对最终用户的意义等方面都获得积极的用户体验。

 

简单易用是提高生产率的关键。无论软件配备了多少先进的功能,如果可用性不高,那么就根本不值得购买。

 

6. 数据保管

 

选择时要考虑的另一个因素是软件应具有保证数据完整性的能力。数据泄露很常见而且很难处理。据  《福布斯》报道,2019年上半年见证了3,813次数据泄露,使超过41亿条记录被暴露。此外,其中32亿条记录仅受到8次违规暴露。公开的报告主要由电子邮件和密码组成。这就是为什么选择具有成熟安全框架的平台很重要的原因,因为任何疏忽都会使您的客户和整个企业付出代价。

 

合规软件

 

7. 增强工作流程

 

有时一些流程需要多次审批。例如,您要审核发票是否合规。您的团队中的一个部门需要检查其是否符合合规性要求。然后,您需要检查它是否具有所有必要的供应商信息,然后再将发票放在付款栏上并进行处理。您可以通过合规性管理软件分配这些任务,直到分配或流程获得团队成员的多次批准后才能完成。此功能极大地确保组织的险最小化和数据完整性。

 

8. 安全授权

 

Active Directory安全性和权限委派是IT专业人员最重要的职责之一,尤其是在服务由多个管理员组协同进行的情况下。合规性管理系统的关键要素之一是其能够保证组织单位(OU)和基于组的委派能力。

 

OU委派允许您团队的管理员根据用户或组委派权限。这样可以确保只有特殊的用户组才能对团队中的某些对象执行管理操作。使用这种方法,每个域也可以有自己的一组管理员,并且可以在粒度级别上完成委派。

 

同时,顾名思义,组委派允许您对整个组执行任务。由于可以将角色分配给组而不是单个用户,因此使创建帮助台技术人员的任务变得更加轻松快捷。通过此项功能,还可以降低组织需求转移时修改分配角色的难度。简而言之,此委派方案可为您的企业运营带来更高的效率。

 

9. 价格

 

最后但最不重要的一点是,考虑一下预算。查看法规合规性软件的价格,看看它是否与您愿意在这项技术计划上花费的资金相吻合。尽管某些选择的价格可能很高,但可以将其视为一项投资,从长远来看将对您的业务有所帮助。

 

现在,您已经考虑了获得良好合规性管理软件时要考虑的核心功能和因素,是时候做出选择了。请记住,这项投资高度依赖于企业的需求和专业化程度,以及特定的业务流程。合规性管理系统具有很多优点和优势,花在合规性上的投入绝对比违规造成的损失少得多。

 

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