员工入职与离职指南

您是否曾遇到这样的情况：新员工在第一天上班时，却发现没有分配笔记本电脑或工作站？又或者，数月后才意识到某位离职员工仍拥有网络或系统的访问权限？您并不孤单！数据显示，48% 的企业承认前员工仍可访问公司数据，而 24% 的组织表示其入职流程长达一个月以上。

这些数据暴露出一个普遍但常被忽视的现实——员工入职与离职流程虽常见，却远未被高效管理。关键在于：这不是只解决其中一个环节就能万事大吉的事。入职和离职流程各自面临不同挑战，必须纳入整体策略加以优化。

在本指南中，我们将探讨 IT 团队在员工入职与离职过程中常见的痛点，并提供优化这两个流程的实用最佳实践。

什么是员工入职？

员工入职是指一系列协调有序的任务，旨在帮助新员工顺利融入组织。它不仅仅是安排座位和发放电脑，更是确保员工理解其角色职责、熟悉组织流程，并具备从第一天起就能高效开展工作的资源与权限。

对于 IT 团队而言，入职流程主要涵盖为新员工配置设备、设置系统访问权限以及提供必要的技术支持。这一过程通常涉及人力资源、IT、行政、法务与财务等多个职能部门的密切协作，确保员工无缝对接企业环境。

结构化入职流程的优势：

• 提升工作效率：员工无需在等待设备或权限的过程中浪费时间，能够更快地进入工作状态。
• 增强跨部门协作：打破 HR、IT 等职能团队之间的“信息孤岛”，自动化分工明确、责任清晰。
• 提升安全性：确保员工根据其角色获得适当的权限配置，避免权限越界或资源滥用。

员工入职的常见挑战

员工入职流程理应高效、协调、标准化——但现实往往不尽如人意。IT 团队在实际操作中经常遇到一系列影响效率的问题，以下是几个典型挑战：

各部门各自为政

入职流程通常涉及人力资源、IT、安全、法务和财务等多个部门，每个部门都负责不同任务。但如果缺乏有效协作和统一管理，流程中极易出现遗漏或延误。尤其是在没有为各项任务设定明确的服务水平协议（SLA）和操作级别协议（OLA）的情况下，关键活动往往被推迟或优先级被降低。

比如，在一些企业中，IT 团队直到新员工正式入职当天才接到通知，才匆忙开始准备账户和设备。这种临时应对方式，不仅增加了出错概率，也难以保障新员工的入职体验。

不同团队之间缺乏统一的预期管理，往往导致流程重复或信息遗漏，不仅效率低下，还容易埋下安全隐患。

无休止的沟通，信息却不清晰

收集新员工的 IT 需求本应是前期准备工作，但现实中却变成了多轮邮件、表格填写和电话确认的“拉锯战”。IT 团队每接收一位新员工，就需要手动获取其职位所需的设备、软件和访问权限等详细信息：

• 他们需要配备哪种类型的硬件？
• 需要安装哪些业务软件？
• 应授予哪些系统或网络权限？

如果能提前准确掌握这些信息，IT 配置流程会高效许多。但很多时候，团队要从多个冗长的邮件线程中反复确认细节，导致信息断层、工作节奏混乱，沟通成本高企。

过度配置而缺乏细致审查

在入职流程中，为了让新员工尽快进入工作状态，IT 团队常常“求快”，一口气授予宽泛的系统访问权限。然而，在缺乏基于角色的权限控制机制下，这种做法极易导致权限滥用或不必要的系统暴露，带来安全风险，也增加了后续管理的复杂性。

承包商入职频率高

相比全职员工，承包商和临时员工的流动更频繁。若没有一个具备高扩展性和自动化能力的入职系统，IT 团队将难以高效响应需求，尤其是在这些临时人员同样需要规范、细致的权限配置和服务体验的情况下。

人工操作过多，资源消耗严重

员工入职流程涉及多个部门，环节繁琐。若依赖人工处理，极易出现延误、错误或责任模糊的问题。从账户创建、权限配置到设备发放和软件安装，每一步人工操作都意味着高人力成本和低效率。

试想，如果企业在同一时间为上百名承包商安排入职，仅靠人工执行账户创建、权限配置、工位安排、软件部署等任务，IT 团队不仅会陷入繁复的事务中，还极易因一个小失误（比如配置错误权限）引发严重的安全和合规问题。

员工入职的最佳实践

打造高效的入职体验，关键在于确保流程的一致性、跨职能的紧密协作，以及自动化与标准化的任务执行。以下是 IT 团队实现这一目标的有效方法：

利用企业服务管理打破孤岛

部署具备跨部门可视化和协同能力的 ESM（企业服务管理）工具，能够将人力资源、IT、法务、行政与财务等所有相关部门纳入同一平台，实现流程协同与责任共担。这种统一视角有助于减少信息孤岛，提升入职流程的整体效率与合规性。

利用集中式服务目录实现入职标准化

通过集中化的服务目录和标准请求模板，构建自助服务门户，使人力资源或招聘经理能够发起结构化、标准化的入职请求。这种方式既减少了人工沟通的成本，又能确保 IT 团队在第一时间交付正确的设备、系统访问权限及相关服务。

使用动态表单收集上下文信息

借助动态表单规则，可根据员工的部门、岗位职责或工作模式（远程、现场或混合）智能调整表单字段。这一方式有助于在流程开始阶段收集完整、精准的信息，减少后续误解与信息缺失，从而加快请求的处理效率。

利用基于角色的工作流确保及时配置

可根据员工身份类型（如全职、兼职、实习生或外包）配置不同的预设工作流，确保每位员工及时获取所需工具和权限。这些工作流可依据入职日期、部门或岗位自动触发审批、任务分配和通知推送。同时，为流程中的每个步骤设置明确的 SLA（服务水平协议），并通过提醒机制避免遗漏与延误。

协调工作流，连接不同系统

通过工作流编排引擎，自动执行如创建 AD 账户、配置邮箱、分配设备与安装常用软件等标准任务，消除人工步骤。这样不仅确保入职配置的一致性和时效性，也显著减少了人为错误与运维负担。

将入职与 IT 资产管理相结合

将入职流程与 IT 资产和库存系统打通，可实现设备与许可证的统一分配与完整追踪。这种集成方式有助于提升资产使用透明度，便于后续的资产回收、更新或审计，避免资源浪费与安全隐患。

利用低代码定制构建规模

通过低代码平台构建可扩展的模块，企业可以快速响应复杂且变化频繁的入职需求，如不同地区法规或业务规则差异。这种方式大幅减少了手动干预和流程重构的时间与成本，让组织在不增加人力的情况下轻松应对业务增长和员工流动。

生产力第一的员工入职工作流程

既然我们已经探讨了常见挑战以及相应的最佳实践，接下来，让我们深入了解如何通过结构化的入职工作流程，将这些实践落地。以下是一个典型的流程示例，展示了 IT 团队如何借助跨部门协调、自动化任务分配以及全流程可视化，打造顺畅、安全且具可扩展性的入职体验。

1. 启动请求

人力资源部门通过 ESM 门户登录系统，并使用预设的入职模板发起入职请求。在更先进的配置中，该流程可通过集成人力资源管理系统实现自动触发：一旦新员工资料在系统中创建，即自动激活入职工作流。

2. 使用动态表单捕捉上下文要求

入职表单的字段应根据员工的岗位、部门、办公地点和工作模式（如远程、现场、混合）进行动态调整。这不仅确保表单内容简洁、相关性强，还能为 IT 团队一次性提供完整信息，例如硬件配置、软件需求和访问权限等级，避免多轮沟通来回确认。

3. 协调跨职能任务

提交请求后，系统将自动触发预设的工作流程，并将任务分配给相关部门。每项任务都设有明确的 OLA（运营级服务协议）和可集中监控的时间节点，确保各责任方按时完成。系统通过自动提醒与升级机制，帮助管理延误情况，确保流程始终有序推进。若需要，还可利用低代码平台进一步定制自动化逻辑，使流程更精准、更灵活。

• IT 部门：配置账户、设备及所需软件
• 设施管理：安排办公工位、工牌或门禁卡
• 法务和财务：配置薪资系统访问、签署 NDA 等合规流程

4. 在幕后自动化 IT 配置

通过工作流协调引擎，IT 团队可以自动化大部分后台配置任务，并确保各项操作按顺序准确执行，无需手动介入：

• 自动创建 Active Directory 用户账户
• 按照预设标准部署所需软件
• 基于角色设置访问权限

这种端到端的自动化大幅缩短配置时间、降低出错率，并释放 IT 人员，让其专注于更高价值的工作。

5. 推动实时更新和审批

每当有任务分配、完成或发生延迟时，系统都会自动通知相关责任人。对于需要特殊审批的请求（如高级权限或非标准软件），系统会根据角色自动路由至对应审批人。配合定制仪表板，可实时展示任务进度、待审批事项及关键入职指标，帮助团队全面掌控流程状态。

6. 以完全可视的方式跟踪资产和访问分配

为新员工分配的设备和软件许可将自动记录在资产管理模块中，确保设备的可追溯性与后续维护的便利性。系统还能实时监控库存状态，及时触发采购流程，避免资源短缺。此外，这些记录将为员工离职或内部调岗等后续流程提供重要依据。

7. 确保完成和关闭

在所有任务完成后，系统将引导进行最终审查，确保所有事项已妥善配置。如有需要，还可通过满意度调查收集新员工的反馈意见，作为持续优化流程的依据。

IT 员工入职清单

任何入职流程能否顺利开展，IT 团队的支持至关重要。快速、安全地为新员工配置必要资源，是员工体验和生产力的关键起点。以下是一份可操作的任务清单，帮助 IT 团队确保每一位新员工都能从第一天起高效开展工作。

什么是员工离职？

正如您可能已经了解的，员工离职指的是员工与组织之间正式解除雇佣关系的过程，无论是因辞职、解雇还是退休所致。若离职流程管理得当，不仅能确保员工顺利离岗，还能保护企业的数据与资产安全。

对于 IT 部门而言，建立结构化、可重复的员工离职流程尤为重要，原因如下：

• 能及时撤销系统访问权限、回收设备、妥善处理敏感数据，防止未经授权的访问和潜在安全漏洞；
• 有助于推动知识转移与项目交接，确保业务持续性；
• 保障公司资产归还，防止资源流失；
• 简化离职流程，减少 HR、IT 和其他相关部门的手工工作，避免重复沟通，确保符合公司政策；
• 通过离职调查收集员工反馈，为提升员工满意度和优化留任策略提供数据支持。

员工离职的常见挑战

相比入职，员工离职看似只是“取消访问权限”，流程简单。但从安全的角度来看，它的重要性更甚。虽然前文所述的入职流程中存在的诸多障碍——如流程孤岛、人工操作频繁等问题——在离职中依然存在，但员工离职还伴随着特定的 IT 安全挑战，以下是其中的典型表现：

IT 时间紧迫

在员工离职流程中，IT 团队常常需要在极短时间内完成一系列关键操作，如撤销访问权限、保护数据和回收设备。对于临时通知或非自愿离职的员工，这一时间窗口更为有限。如果企业缺乏员工访问痕迹的实时视图，执行这一操作就会变得非常复杂。一旦撤销流程执行不及时或不完整，就可能遗漏账户、忽视关键系统，带来严重的安全隐患。

缺乏集中的可视性

随着企业广泛采用多云架构、SaaS 工具和远程办公模式，员工可能在任职期间获得多个平台的访问权限，其中一些甚至并未纳入统一管理。如果员工使用企业邮箱注册了未经批准的服务，或者存在影子 IT 系统，这些账户很容易被忽略。在这种情况下，IT 团队很难完全识别和撤销所有访问权限，使离职员工可能在事后仍然保留数据访问能力，构成数据泄露隐患。

出错时缺乏审计跟踪

员工离职涉及多个部门的协调配合，例如禁用账户、回收设备、移交职责等。如果流程没有在统一平台中执行，就很难追踪每项任务的完成情况、负责人及执行时间。缺乏审计跟踪不仅使团队难以判断流程是否完成，更在面对安全事故或合规审计时暴露问题。企业将难以有效证明其安全地执行了离职流程，也无法明确归责。

员工离职的最佳实践

员工离职看似简单，实则关系重大，尤其在数据安全、合规性和业务连续性方面影响深远。以下是 IT 团队可遵循的一些最佳实践，帮助规范和优化整个离职流程：

启动结构化的离职工作流程

使用预定义且基于员工类型（如全职、兼职、合同工等）定制的离职流程，确保在合适的时间触发恰当的任务，包括访问权限撤销、设备回收、许可证释放及相关方通知。标准化的工作流程可确保一致性、降低人为错误风险并防止关键步骤遗漏。

实现跨职能协调

如同入职流程，离职也涉及多个职能团队协同配合，包括人力资源、IT、安全、法律和财务等。在企业服务管理（ESM）平台中集中处理离职请求，有助于实现任务统一分配、状态追踪与协作更新，避免流程断点或遗漏。

自动撤销访问权限和解除授权

及时撤销账户和访问权限是离职流程的重中之重。通过工作流协调器自动化处理活动目录、VPN、电子邮件账户及 SaaS 系统等的权限取消，可大幅减少人为干预和延迟。根据离职日期自动执行相关操作，有助于防止安全漏洞发生。

以完全可视的方式跟踪和恢复分配的资产

除需确保设备、许可证和存储资源的归还外，还应将这些任务与资产管理系统整合，以实现精准追踪。通过记录每一项资产的分配、回收和当前状态，不仅提高库存管理准确率，也有助于支持合规审计要求，明确责任归属，最大限度减少资产损耗。

安全第一的员工离职工作流程

了解了离职的挑战与最佳实践后，我们来看一个结构化、安全、可审计的离职工作流程。该流程有助于简化操作、强化数据保护并明确各方责任，从而确保离职过程高效、安全、合规。

员工离职工作流程

1. 自动触发流程

由直线经理或人力资源人员在 ESM 门户发起离职请求；对于合同工等临时岗位，可基于预设的合同到期日自动启动离职流程。无论哪种方式，都应确保离职流程及时启动，以便为后续关键步骤留出足够时间。

2. 引入正确的利益相关者

一旦创建离职申请，系统将自动启动工作流程，通知并协同相关职能部门。同时触发与直属经理的审核环节，确保离职请求的真实性和完整性，从源头保障流程规范。

3. 按正确顺序自动取消供应

借助工作流协调器自动执行账户禁用、许可释放和访问撤销操作。所有任务均按预定义顺序自动运行，覆盖以下内容：

• 在 Active Directory 或 Entra ID 中禁用账户；
• 撤销已分配的软件许可；
• 删除系统中基于角色的访问权限。

对特权账户和敏感权限的处理需通过额外的审核流程进行二次确认，进一步保障安全。自动化不仅提升效率，还减少了人为失误的风险，确保每个离职请求按标准、安全地执行。

4. 跟踪进度并确保合规性

人力资源与相关利益方可通过实时仪表盘和小组件全面掌握流程状态、任务进展及 SLA 合规性。在流程结束前，系统将进行最终审查，确保所有资产归还、访问权限彻底撤销，且所有任务节点均已完成。结合请求关闭规则，可有效记录完整流程，确保符合企业内部政策和审计合规要求。

IT 员工离职清单

IT 离职是企业确保安全和以正确方式结束工作的最后一道防线。这里有一份方便的清单，概述了安全关闭员工访问权限和恢复所有资产的关键 IT 步骤。

利用人工智能消除员工过渡的烦恼

员工入职和离职历来是复杂且高风险的流程。虽然结构合理的流程能够简化工作，但引入人工智能能够有效消除这些员工过渡环节中常见的瓶颈和繁琐步骤，进一步提升整体效率。

随着人工智能代理的兴起，入职和离职流程有望实现高度自动化——AI代理可以收集并验证员工信息，自动触发相关的入职或离职流程，跟进各方的待办任务，更新培训资料，甚至在无人干预的情况下自主完成更多工作，确保各项事务顺畅运行。如此一来，IT团队便能腾出时间，专注于更重要的优先任务。

目前，人工智能为您的团队带来的助力包括：

• 通过对工单的智能分类、优先级排序及分配给合适技术人员，减轻繁重的工单分流工作量。
• 即时提取关键细节（如雇佣类型、入职或离职日期、资源及访问权限需求），自动汇总问题单，避免技术人员花费大量时间浏览冗长内容。
• 借助人工智能驱动的虚拟代理，提供即时的IT和人力资源支持，减少对人工服务台交互的依赖。

利用 ServiceDesk Plus 简化员工入职和离职程序

ServiceDesk Plus 是一款由人工智能驱动的统一服务管理平台，通过自动化每一步骤并保持企业各团队的同步，助力简化员工入职和离职流程。该平台结合了专有技术及与公共法律管理机构的集成，提供高效的人工智能功能，加速请求处理。

此外，ServiceDesk Plus 的单触式工作流自动化确保访问权限配置与撤销、账户设置及资产分配等操作顺畅执行。其还支持与身份和访问管理解决方案（如 ADManager Plus 和 PAM360）的无缝集成，保障员工生命周期的安全管理。

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