通过基于实际使用情况管理软件许可证，减少IT浪费

软件成本不断攀升——随着各行业IT资产的指数增长，监控软件许可证以防止过度配置或利用不足显得尤为重要。

本指南详细介绍了如何通过基于使用量的分析简化软件许可证管理流程、一致的软件许可实践带来的主要优势，以及如何 Endpoint Central 为您简化软件许可证管理流程。

软件许可证优化的必要性

软件成本占任何组织IT预算的很大一部分。

这股软件支出激增表明需要优化软件许可证流程，以限制资本支出并提升投资回报率。以下是组织应采用 IT资产管理 工具 管理软件许可证的一些关键原因。.

• 许可模式的复杂性

大多数软件提供多种许可模式——永久许可、订阅制、并发许可、基于使用量许可等。每种模式都有其条款和相关成本。

管理跨多个供应商和平台的多样许可协议可能非常复杂。此外，对许可协议的不清楚或误解可能导致利用不足或不合规，进而带来财务风险。

• 不合规及审计罚款

为确保许可合规并防止软件盗版，软件供应商加大了审计力度。例如，如果用户使用商业软件的破解版本，可能会面临高额罚款（如软件协议中所述），甚至损害组织声誉。

• 许可浪费或利用不足

缺乏对组织内部软件使用情况的整体可见性，导致软件资源利用不佳。结果，大量软件许可证被闲置未充分利用。

员工流动或替换、部门变动，甚至缺乏对现有工具的认知，都会导致昂贵的软件许可浪费。这些都增加了IT预算中的不必要支出。

• 战略采购与谈判

在与软件供应商谈判时，采购团队必须掌握准确的组织软件使用和需求数据。了解业务的实际需求，可以防止过度配置，争取批量采购折扣，选择合适的许可模式，从而确保商业软件资金的长期最优分配。

什么是基于使用量的软件许可证管理？

基于使用量的许可证管理是监控和分析组织内员工软件使用情况的过程。该流程帮助IT团队就许可证采购、分配和续订做出明智决策。

固定的软件资源和许可证分配在长期来看可能不切实际，尤其是对不断根据市场需求调整政策的成长型企业。因此，分析使用模式、基于数据做出决策在软件许可证配置方面显得尤为重要。

基于使用量的软件许可证管理的主要优势是什么？

基于使用量优化软件许可证 是结构化IT资产管理和治理的关键理念之一。以下是IT团队和组织可从中获得的主要收益：

1. 优化软件支出

组织通常批量购买许可证，因此准确衡量实际使用情况困难，常导致过度配置。实施 ITAM工具 分析使用情况，有助于：

• 发现未使用或很少使用的许可证。
• 回收未使用许可证并根据使用需求在团队间重新分配。
• 防止许可证续订时出现不必要的延迟。
• 避免预算周期中过度采购或浪费许可证开支。
• 确保审计准备和提升合规性

随着供应商软件审计频率的增加，实施基于使用量的许可证管理：

• 保持许可证使用的准确实时清单。
• 在产生法律后果前，提醒许可证使用过度或者未授权/影子软件安装。
• 降低合规罚款风险，助力审计。
• 数据驱动的采购以提升投资回报率

了解使用需求减少采购中的猜测，结果包括：

• 采购团队能准确计算所需许可证数量，争取批量采购的更好条件。
• 高管层能更有效地制定战略和预算，更准确地预测实际需求。

实施基于使用量的许可证管理的步骤

以下是组织实施基于使用量许可证管理的分步方法：

第1步：创建软件清单

明确定义的软件清单为IT团队提供必要的可见性，涵盖

• 商业软件（许可版和试用版）。
• 可能仍有使用义务的开源工具。
• 员工私自安装的影子IT工具。

第2步：持续监控终端用户使用情况

收集并分析历史及实时使用数据，包括：

• 有多少员工在使用该软件？
• 软件使用时长是多少？
• 哪些软件模块使用最频繁？

第3步：制定使用政策和阈值

制定使用政策有助于识别使用不足的软件。例如，定义使用不足的软件政策可以是：

• 软件月使用时长少于10小时。
• 软件使用者少于总许可用户数的20%。

一旦满足以上条件，软件将被标记为使用不足，基于政策制定重新分配或回收的后续步骤。

第4步：基于使用数据采取行动

• 根据生成的统计数据，可执行以下操作：
• 识别不活跃系统中的软件并卸载。
• 将未使用的许可证重新分配给需求较高的用户。
• 在下一续订周期减少许可级别或数量。

确保所有变更均有充分文档记录，且符合供应商协议。

第5步：教育员工及相关方

实施工具优化许可证管理流程同样重要的是，确保员工了解“过度申请”软件但最终不使用的弊端。为了培养负责任的使用观念，IT团队应：

• 解释软件使用如何影响IT预算。
• 推广组织内负责任的软件使用准则。

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