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配置供应商

供应商是向组织销售服务或产品的提供方。ServiceDesk Plus 支持高效跟踪供应商提供的服务。

 

所需角色：SDAdmin；具有添加/编辑/删除资产权限的用户。

 

添加供应商

前往 管理 > 自定义 > 资产管理 > 供应商，然后点击 新建。提供以下属性：

属性

字段和说明

供应商详细信息

名称：输入供应商名称。

货币：选择与供应商进行交易时使用的货币。

  • 在 ESM 设置中，您可以在 ESM 目录 下添加货币。
  • 在非 ESM 设置中，您可以使用下拉菜单旁边的 图标添加货币。

描述：简要描述供应商提供的产品和服务。

联系人：输入供应商团队的联系人。

地址

通过指定门牌号、街道、地标、城市、邮政编码、州/省和国家来提供供应商地址。

联系信息

提供供应商的联系方式，例如电子邮件、电话、传真和网站 URL

附加字段如有，请在附加字段中提供详细信息。

 

点击 保存 或 保存并新增。 

 

 

导入供应商 

您还可以从 CSV、XLS 或 XLSX 文件导入供应商。在导入过程中，您可以新增多个供应商，或更新现有供应商的详细信息。

  • 如果导入文件中的供应商名称在application中不存在，则会使用文件中指定的详细信息创建一个新供应商。
  • 如果供应商名称已存在于application中，则供应商详细信息和关联关系将按导入文件中的内容被覆盖。

 

在启动导入过程时，您还可以进一步微调导入数据的处理方式。

 

导入供应商可让您在 ServiceDesk Plus 中定期更新供应商详细信息，例如关联的产品/服务及其成本。这将确保在向供应商创建采购订单时，产品成本能够自动更新。

 

前提条件：

  • 更新供应商详细信息时，请确保导入文件和application中的供应商名称一致。如果供应商名称不同，则会在application中创建一个新供应商。
  • 产品类型、服务类型和总账代码无法在导入供应商时添加，必须在添加产品或服务之前先添加。
  • 如果导入文件中指定的维护供应商或支持供应商在application中不存在，则在导入时会忽略相应的维护或支持供应商详细信息。

 

在供应商列表视图中，使用 新建 按钮旁边的下拉菜单来使用导入选项。在导入向导中，您可以分三步设置数据导入。

 

第 1 步：选择文件

  1. 选择要导入文件的格式。

  2.  选择您希望如何处理导入的数据与现有数据之间的关系。您可以选择以下选项之一：

选项

用途

使用场景

添加并更新记录

根据供应商名称是否已存在于application中，新增记录并更新现有记录。

同时在application中添加新的供应商详细信息并更新现有供应商详细信息。

删除现有记录并添加新记录

删除 ServiceDesk Plus 中的现有记录，并添加导入文件中的记录。

用最新数据替换application中的所有供应商详细信息。

忽略重复记录

忽略导入文件中的重复记录（即供应商名称已存在于application中的记录），仅添加导入文件中的唯一记录。

添加新的供应商详细信息，而不影响application中的现有记录。

 

  1. 从设备中选择要导入的文件。如有需要，您可以使用 UI 中提供的示例文件。下载示例文件，在相应列中填写供应商详细信息，然后选择该文件进行导入。

  2. 点击 下一步。

 

 

第 2 步：映射字段

ServiceDesk Plus 支持在导入文件中的字段与application中的字段之间进行自动映射。字段自动映射取决于您用于导入详细信息的文件。

 

  • 通过示例文件导入：使用application UI 中提供的示例文件将自动完成映射过程。文件中的列名和 ServiceDesk Plus 中的字段将在导入时自动映射。
  • 通过 Excel 文件导入：您可以使用包含相关数据的自有 Excel 文件来导入数据。但是，用户在首次导入时需要手动映射字段。
    1. 选择导入文件中的时间和日期格式。
    2. 使用下拉菜单将文件中的列映射到供应商字段。请确保将 供应商名称 和 货币 等必填字段映射到相应列。
    3. 您还可以导入与供应商关联的产品或服务详细信息。请注意，您不能同时导入供应商-产品关联和供应商-服务关联。
    4. 点击 导入。

 

字段映射将为当前登录用户个性化保存。在下一次导入时，只要导入文件中的列名未被修改，映射就会自动完成。

 

请确保导入文件中的货币值不包含货币代码，只包含货币名称。例如，可以使用 US Dollars，而不是 US Dollars - USD。 
您可以在导入时通过添加多行相同供应商名称但不同产品/服务的记录，为一个供应商更新多个产品和服务关联。导入详细信息后，这些产品/服务将与application中的该供应商相关联。

 

可导入的字段：

供应商字段

名称、货币、电子邮件、国家、联系人、城市、手机、描述、网站 URL、电话、街道、门牌号、位置、州/省、传真、地标、邮政编码以及附加字段

产品字段

产品字段：产品名称、产品类型

产品-供应商关联字段：价格、维护供应商、产品备注、税率 (%)、产品保修年限、产品保修月数

服务字段

服务字段：供应商服务名称、服务类型

服务-供应商关联字段：成本、支持供应商、部件号、总账代码、服务备注、税率、服务保修月数、服务保修年限

 

产品和服务详细信息将根据 产品名称 和 服务名称 字段中的值进行添加或编辑。如果产品/服务名称已存在于application中，则会相应更新详细信息；否则，将创建新的产品/服务。 
您可以在导入期间为一个供应商更新多个产品关联。在导入文件中添加多行相同供应商名称但不同产品的记录。导入详细信息后，这些产品将与application中的该供应商相关联。 
导入保修详细信息时，如果导入文件中的月数超过 11，则该条记录不会被导入。
类型为 软件 的产品无法在导入过程中创建。
产品关联和服务关联可以同时导入。

 

 

第 3 步：导入状态

导入供应商详细信息后，系统会向您显示结果，您可以查看添加的总记录数、成功添加的记录数以及失败的记录数。您可以下载导入结果和失败记录，以便详细分析结果。

点击 完成 以结束导入过程。  

 

 

查看导入历史

使用页眉中的 导入历史 查看所有已执行的供应商导入操作的详细信息，并按日期分组。

 

 

导出供应商详细信息

  1. 点击 导出供应商。
  2. 选择列表视图中供应商详细信息的导出格式：HTML、XLS、XLSX、PDF 或 CSV。
  3. 点击 导出。

 

 

将产品关联到供应商 

保存供应商详细信息后，您可以在供应商列表视图中关联该供应商提供的产品。在将产品与供应商关联之前，可以在 管理 > 自定义 > 资产管理 > 产品 下创建产品。

  1. 点击供应商名称，或点击其旁边的 以展开供应商详细信息。

  2. 在 产品 选项卡中，点击 关联产品。

  3. 提供以下信息：

  • 产品：从下拉菜单中选择要与供应商关联的产品。
  • 价格：输入产品价格。
  • 税率 (%)：提供适用的税率。
  • 保修期：以年和月设置适用的保修期限。
  • 维护供应商：为该产品选择维护供应商。
  • 备注：添加任何附加信息。

  1. 点击 保存 或 保存并新增。

 

 

使用产品名称旁边的 图标可编辑或删除供应商-产品关联。若要批量删除，请选择产品并点击工具栏中的 删除。

 

 

将服务关联到供应商 

除供应商-产品关联外，您还可以在供应商列表视图中关联供应商提供的服务。在将服务与供应商关联之前，可以在 管理 > 自定义 > 采购管理 > 供应商服务 下创建服务。

  1. 点击供应商名称，或点击其旁边的 图标以展开供应商详细信息。

  2. 转到 服务 选项卡并点击 关联服务。

  3. 提供以下信息：

  • 供应商服务：从下拉菜单中选择要与供应商关联的服务。
  • 成本：输入服务成本。
  • 税率 (%)：输入适用的税率。
  • 服务期限：以年和月设置适用的保修期限。
  • 支持供应商：为该服务选择一个支持供应商。
  • 备注：添加任何附加信息。

  1. 点击 保存。

 

 

您也可以在 管理 > 自定义 > 采购管理 > 供应商服务 下将服务关联到供应商。  点击此处了解更多。

使用服务名称旁边的 图标可编辑或删除供应商-服务关联。若要批量删除，请选择服务并点击工具栏中的 删除 。

 

 

列表视图操作 

使用供应商名称旁边的 图标可编辑或删除供应商。您也可以通过选择供应商并点击工具栏中的 删除 来批量删除供应商。

  • 删除与资产、采购订单、采购请求或合同模块关联的供应商时：
  • 仅当关联记录处于“已取消”、“已关闭”或“已过期”状态时，与采购订单、采购请求或合同关联的供应商才会转为非活动状态。否则，这些供应商不会被删除。
  • 与资产关联的供应商将被转为非活动状态。
  • 当供应商被删除或转为非活动状态时，关联的产品和服务也会被删除。

 

 

使用工具栏上的 图标可在供应商记录中执行列搜索。