2024年工作流程自动化的完整指南

什么是工作流程自动化？

工作流程自动化是指以最少的人为干预实现一系列操作的自动化过程。从本质上讲，它涉及重复性任务的自动化，以使工作更轻松。工作流程自动化软件帮助企业提高整体效率和生产力，并提高企业流程执行速度。

利用技术和相关工具通过简化、优化和机械化来执行重复性组织任务，这就是工作流程自动化。

工作流程自动化的重要性和必要性

典型的业务流程是：

• 1.人工劳动密集型和耗时：他们需要几个人几个小时的工作才能被执行。
• 2.昂贵：由于涉及的人力量，它们的成本很高。
• 3.容易出错：当人类执行手动业务流程时，错误因素总是存在的。不准确往往比比皆是。
• 4.复杂：由于它们涉及几个阶段，这些过程往往很容易变得复杂。

勤奮的工作流程自动化是克服手动工作流程执行中效率低下和障碍的解决方案。

工作流程自动化是如何工作的？

工作流程自动化通过利用软件或工具自动执行手动流程来工作。它简化、优化并缩短组织中流程的周转时间。

工作流程自动化有哪些好处？

 

促进利益相关者赋权

利益相关者更深入地了解流程，并更了解他们的责任。

 

提高组织的效率

由于裁员的减少，您可以提高组织效率。

 

大大提高了吞吐量

你可以在更短的时间内完成更多任务。这大大提高了人员的吞吐量。

 

提高客户满意度

更短的周转时间提高了客户满意度，因为他们的请求和组织交易得到更快的处理。

 

增加利润

简化流程意味着利润的提高。

工作流程自动化示例

一些需要工作流程自动化的领域是：

•  

  人力资源

  导流程新员工

  人力资源管理

  工资变更批准

  员工绩效管理

•  

  金融

  财务管理

  差旅费用跟踪

  库存管理

  发票生成

•  

  用户支持

  客户支持工单管理

  通话记录跟踪

•  

  市场营销

  营销线索

  内容审查流程

  电子邮件营销工作流程

•  

  销售

  客户关系管理

  销售点系统

  客户跟进

•  

  它

  IT服务请求

  新员工帐户设置

工作流程自动化的步骤

仅仅自动化流程中的步骤是不足的；您需要一种有条不紊的方法来自动化工作流程。为了有效实现工作流程自动化，需要遵守一些做法。

让我们来看看有效自动化工作流程的步骤。

了解组织流程

只有对组织流程有清晰和彻底的理解，工作流程自动化才能实现可行性和有效。您需要深入了解以下内容：

1.输入和输出：每个工作流程由一组输入及其相应的预期、最佳输出组成。您需要识别这些，并在自动化工作流程时准确指定它们。

2.工作流程的过渡阶段：从开始到完成，工作流程将有多个阶段。您需要清楚地定义这些阶段，因为它们控制着工作流程中的流程。

3.参与的审批人：每个工作流程的利益相关者可以批准或拒绝工作流程更改之间的过渡，并负责确定工作流程。

了解组织流程将有助于创建高效、富有成效和最佳自动化的工作流程。

直观地绘制工作流程图

工作流程的草图或脑图将有助于其正确可视化。一旦自动化团队从头到尾绘制出工作流程，他们就会有以下想法：

批准者是谁

过渡阶段是什么

所需的输入将是什么

预期产出会是多少

工作流程执行的频率

以这种方式绘制工作流程是高效工作流程自动化的最佳做法之一。

与用户感同身受

只有当自动化工作流程的用户能够毫无遗逸地执行它们，或者不需要太多培训，你才能认为这项工作是可持续的。这需要自动化工作流程的团队的同理心。

您需要确保您回答了这个问题：自动化工作流程是否满足所有流程要求？这包括以下因素。

用户反馈：

出于两个原因，您需要在部署前与用户一起测试自动化工作流程。首先是评估工作流程是否按预期执行。第二是确保您从用户那里获得适当的反馈。这将使您能够在自动化后删除工作流程执行中缺失的要求或不需要的流程膨胀。

自动化工作流程容易执行吗？

任何在自动化后带来额外努力的工作流程都是徒劳的。意图是简化流程，而不是带来额外的复杂性。最佳自动化工作流程是指在尽可能少的步骤中执行的工作流程。

与用户产生共鸣将确保创建高效和最佳自动化的工作流程。用户对如何实现工作流程自动化的看法将是无价的，因为他们是整个努力的预期受益者。

按部门划分工作流程

一个组织中的多个部门，如IT、人力资源、财务、售前、销售和营销，都有自己的要求。至关重要的是，您按部门分离工作流程，以避免重叠和流程冲突。按部门划分工作流程，以实现有效的工作流程自动化，包括：

• 1.识别每个部门的个别流程
• 2.确定每个部门的利益相关者
• 3.分析每个部门的现有手动工作流程，以实现未来的优化和自动化
• 4.定义工作流程的范围

一旦你按部门对工作流程进行分类，那么你就可以轻松地实现它们的自动化。这个过程提高了效率并节省了时间。

选择一个工作流程自动化工具

当工作流程被视觉绘制、明确定义并由各自的部门进行隔离时，就到了自动化阶段。

有几种方法可以实现工作流程自动化。

现成的工作流程自动化软件

该软件是为特定的工作流程自动化用例预制的。它的优点是容易获得。然而，您不能根据组织的独特业务需求对其进行定制。从特定供应商那里购买现成的软件也将锁定您与供应商的技术堆栈和产品剧目。如果您想升级或更改自动化工作流程，您必须联系供应商，这将需要额外的时间和金钱投资。

从零开始的工作流程自动化

这是从头开始自动化工作流程的过程。这种方法虽然提供了定制的自动化解决方案，但有以下缺点：

•  这很耗时，因为你必须从头开始自动化工作流程。
•  它很贵。招募第三方来自动化您的工作流程需要大量投资。

测试和监控自动化工作流程

一旦工作流程自动化，下一步就是在执行过程中测试和分析其性能。

1

彻底的测试

运行模拟

用户验收测试

压力测试

2

性能监控

定期审计

详细报表

实时监控

告警和通知

定义关键绩效指标

定期审查

3

持续改进

反馈回路

迭代更新

版本控制

错误修复

增长评估

优化

培训员工和利益相关者

最后一步——这很重要——是提供广泛的培训课程，通过各种培训计划和模块，教育所有员工如何使用新系统。

1

综合培训计划

互动研讨会

问答环节

特定角色的培训

基于场景的学习

2

培训材料

用户手册

分步指南

快速参考表

短视频剪辑

现场网络研讨会

综合常见问题

咨询台

3

持续支持

服务台支持

敬业的团队

故障排除指南

进修课程

反馈整合

定期调查

4

利益相关者参与

执行简报

定期更新

定期更新

成功展示

进度报表

订婚会议

我们如何实现工作流程自动化？

组织根据流程进行操作。某些流程将是重复的，在组织的日常活动中执行频率很高。这些手动业务流程是需要自动化的。

流程识别：工作流程自动化的第一步是识别需要自动化的流程。每个业务流程都成为一个独特的工作流程。

将业务流程简化为精细任务：下一步是将业务流程分解为精细任务。这些任务成为工作流程中的步骤。

数据准备和输入：下一步是将任务数据输入到工作流程自动化软件中。这些输入包括任务所需的数据、需要发送给利益相关者的文件或分配给任务所有者的审批操作。

所有者分配：第四步是为工作流程中的每个任务分配所有者。这些所有者通常是相关业务流程中的利益相关者。任务所有者将负责工作流程数据的批准和输入。工作流程将分配给任务所有者进行执行。

发布：最后一步是使用工作流程自动化软件发布工作流程，为其提供从开始到完成自动化所需的必要数据。

使用低代码平台进行工作流程自动化

低代码平台使工作流程自动化的整个过程变得非常简单。

低代码意味着使用最小编码来自动化工作流程和简化业务流程。

低代码工作流程自动化的优点是什么？

•  使用这些平台，您可以通过拖放工作流程元素或使用可视化的“您看到的就是您得到的”界面来自动化您的工作流程。
•  此外，在ManageEngine AppCreator等低代码平台上，自动化工作流程要更快、更容易。与传统方法相比，指派批准人，确定工作流程过渡阶段，并通过指向和单击在极短的时间内绘制流程。
•  与传统的工作流程自动化方法相比，这些平台也更经济。低代码平台提供基于订阅的支付方式，这意味着您的前期投资并不庞大。

要了解有关基于本地的AppCreator低代码平台的更多信息，请单击此处。

工作流程自动化为工作台带来了无与伦比的效率。在ManageEngine AppCreator等低代码平台上实施它是一个双赢的选择，可以提高工作流程自动化速度并减少运营支出。